Automatización de procesos administrativos en las PYME
Por: Dunstan Oriel Torres Hernández
Durante una crisis económica, las PYME son más vulnerables debido a las estructuras financieras débiles, las escasas reservas de capital de trabajo, las líneas de crédito restringidas y la falta de preparación gerencial para adoptar o tomar las decisiones estratégicas necesarias.
El proceso administrativo es un factor relevante para la gestión organizacional de las PYME, pues constituye una oportunidad mayor de ser competitivas y permanecer en el mercado. Es por esto que su automatización es importante, pues les permite actuar de manera más eficiente y sostenible, así como reducir costos y obtener un mayor rendimiento de los negocios.
El desarrollo vertiginoso de la tecnología de la información brinda importantes oportunidades de crecimiento para las PYME a través de la disponibilidad de información y conocimiento; sin embargo, los avances tecnológicos también pueden representar riesgos y consecuencias para estas, como el robo de información y los ciberataques.
La disponibilidad de la tecnología puede contribuir a emparejar las condiciones de competencia entre las PYME; sin embargo, es una realidad que se han encontrado con el problema del financiamiento. Por su parte, también es cierto que las instituciones financieras, en muchas ocasiones, no cuentan con información confiable sobre la solvencia de las PYME.
Más de uno ha escuchado que estas empresas no crecen por carecer de financiamiento, la falta de cultura organizacional y su retraso tecnológico. Desde mi perspectiva, no sobreviven principalmente por tres causas: mala administración, capacitación deficiente de su personal y falta de una cultura de innovación y desarrollo tecnológico.
En México, tristemente, la mayoría de las PYME desaparece en sus primeros años a consecuencia de la falta de automatización en sus procesos administrativos, ya que utilizan su fuerza laboral en acciones redundantes y repetitivas, y cuantas más personas involucradas en la ejecución de una actividad haya, mayores son las posibilidades de que se cometan errores. Automatizar tareas significa sustituir las funciones manuales por sistemas de información, lo cual permite tener una seguridad razonable de que los ingresos y gastos que una empresa genera favorecen una adecuada toma de decisiones.
En la actualidad, existen muchas soluciones orientadas a la tecnología que pueden ayudarlas a que continúen como negocios en marcha; en ocasiones, no se requieren montos importantes de capital. La transformación digital debe ser vista por las administraciones de las PYME como la reorganización de los modelos de negocio para garantizar la satisfacción de los clientes.
Un proceso de automatización de procesos administrativos en las PYME puede ser una ventaja frente a competidores y una opción real para innovar. Los obstáculos para adoptarla se dividen en dos categorías: costos y personas.
Dos de los beneficios más comunes son la disponibilidad y la confiabilidad. Ambos factores son argumentos convincentes para seguir adelante con los proyectos de automatización y normalmente reemplazan la necesidad de justificar los costos. Sin embargo, a medida que avanzan los proyectos, entran en juego costos adicionales.
Las pequeñas y medianas empresas pueden adoptar soluciones digitales para operar y se pueden tener las mejores herramientas digitales en un negocio, pero si no se tiene al personal adecuado, sin lugar a dudas continuarán los problemas. Por tal motivo, la adopción de la cultura del aprendizaje debe ser fundamental para la transformación digital de las operaciones. El mundo y la sociedad están cambiando a un ritmo sin precedente, por lo que es necesario tener empleados capacitados y educar a los actuales. Sin embargo, no es una tarea fácil, ya que la gente siempre encuentra excusas para resistirse al cambio, pues ven a la automatización como una amenaza directa a su puesto.
La transformación digital puede parecer un objetivo elevado y abrumador para las PYME que no están en ese camino. La automatización de procesos administrativos puede ser un trampolín para adoptar esa cultura de transformación continua; con las herramientas adecuadas, puede resultar sorprendentemente fácil y ofrecer importantes beneficios.
Desde la perspectiva de la administración de las PYME, la confiabilidad, la disponibilidad, la productividad, el desempeño y la reducción de costos son argumentos poderosos para adoptar una solución de automatización de sus procesos administrativos. No obstante, el ahorro de costos no debe ser la razón principal para automatizar las operaciones, la atención debe centrarse en mejorar el servicio al cliente. A medida que la calidad de este servicio mejora con el software de automatización, los costos asociados con él también lo hacen.
Comprender estos beneficios, puede llevar a las PYME por el camino del éxito.
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