Contabilidad en la nube: Aspectos fiscales a considerar

Por: Mtro. y L.C. Alejandro Bolaños Pérez.

El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que las personas obligadas a llevar contabilidad deberán observar los siguientes aspectos:

Primero, señala cómo se integra la contabilidad, en:

• Libros y registros sociales
• Sistemas y registros contables
• Estados de cuenta
• Papeles de trabajo
• Cuentas especiales
• Control de inventarios y método de valuación
• Discos y cintas
• Cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos
• Equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros
• Además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, que acredite sus ingresos y deducciones, a la que obliguen otras leyes

En el Reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad. Establece también que la documentación comprobatoria de los registros o asientos contables deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.

Por su parte, el artículo 30 del CFF establece, en su primer párrafo, el deber de  las personas obligadas a llevar contabilidad, de conservarla a disposición de las autoridades fiscales.

Se señala también la obligación de conservar la contabilidad, que en general es de cinco y diez años bajo algunos supuestos, e incluso existe información que deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.

Se enfatiza en la información operativa que debe conservarse como aumentos y reducciones de capital, pérdidas fiscales, distribución de dividendos, préstamos recibidos, fusiones, escisiones, etc.

Cabe señalar que el Reglamento del CFF, en su artículo 33, describe la diversa información y documentación que conforma la contabilidad, así como las características de los registros contables.

Como es conocido, esta obligación de conservar a disposición de la autoridad fiscal (SAT) tienen un objetivo: comprobar el debido cumplimiento las obligaciones fiscales, principalmente el pago de los impuestos causados y/o retenidos.

Al respecto, el artículo 42 del CFF establece las diversas facultades que tiene el SAT para comprobar el debido cumplimiento de las obligaciones fiscales, entre ellas:

• (1) requerir a los contribuyentes para que exhiban en su domicilio, establecimientos, en las oficinas de las propias autoridades o dentro del Buzón Tributario, la contabilidad, datos, otros documentos o informes que se les requieran a efecto de llevar a cabo su revisión;
• (2) practicar visitas a los contribuyentes y revisar su contabilidad, bienes y mercancías;
• (3) practicar visitas domiciliarias para verificar la expedición de CFDI, contar con la documentación que ampare la legal tenencia de bienes y mercancías extranjeras, así como, para verificar el número de operaciones que deban ser consideradas como ingreso y como valor de los actos o actividades, etc.

A su vez, el artículo 49 del CFF —que establece el procedimiento para las visitas domiciliarias— indica en su fracción VI, lo siguiente:

VI. Si con motivo de la visita domiciliaria a que se refiere este artículo, las autoridades conocieron incumplimientos a las disposiciones fiscales, se procederá a la formulación de la resolución correspondiente. Previamente se deberá conceder al contribuyente, asesor fiscal, instituciones financieras, fiduciarias, fideicomitentes o fideicomisarios, los últimos tres en el caso de fideicomisos, partes contratantes o integrantes, en el caso de cualquier otra figura jurídica, así como a terceros con ellos relacionados, un plazo de tres días hábiles para desvirtuar la comisión de la infracción presentando las pruebas y formulando los alegatos correspondientes. Si se observa que el visitado no se encuentra inscrito en el registro federal de contribuyentes, la autoridad requerirá los datos necesarios para su inscripción, sin perjuicio de las sanciones y demás consecuencias legales derivadas de dicha omisión.

Por otra parte, las herramientas tecnológicas hoy son de mucha utilidad para la administración de las empresas: es a través de ellas que el personal puede generar registros contables y almacenamiento de documentación para consulta interna de ellos mismos y de toda la organización.

Asimismo, es común que algunas empresas conserven parte o la totalidad de su contabilidad, entendida como toda la información y documentación antes señalada, por la facilidad de tener acceso a la misma en cualquier lugar donde se encuentre el usuario y por la seguridad que puede tener este tipo de servicios, entre otras características.

En materia fiscal no existe una restricción a conservar la documentación en la Nube o en algún otro medio de almacenamiento; sin embargo, como señalamos, en caso de una visita domiciliaria es una obligación de los contribuyentes proporcionar la información y documentación que forma parte de la contabilidad.

Por lo anterior, un aspecto fiscal que debemos tener presente —cuando la contabilidad o parte de ella está en la Nube— es que el personal responsable de atender las visitas domiciliarias debe tener acceso a todo tipo de información y documentación contable con el objetivo de proporcionar al SAT aquella que requiera; por ejemplo:

• (1) tratándose de libros y registros contables, así como de los diagramas y diseño del sistema de registro electrónico, deberán ser proporcionados de inmediato;
• (2) seis días contados para documentos que deba tener en su poder el contribuyente y se los soliciten durante el desarrollo de una visita y
• (3) quince días en los demás casos; esto según lo dispone el artículo 53 del CFF.

Cabe señalar que de no proporcionar la información solicitada por la autoridad —situación que se describe en las actas levantadas durante la visita— podría llevarnos a la imposición de alguna multa; por ello es importante mantener un servicio de Nube robusto que nos permita acceder a ella en cualquier comento; así como tener una administración adecuada del mismo para que la información contable esté disponible para los responsables de su atención ante el personal del SAT.

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