La firma electrónica: un pagaré en blanco
¿Tienes cuidado con con tu firma electrónica?, ¿quién más tiene acceso a ella? Antes de compartirla, verifica con cuidad la siguiente información.
La firma es una forma de identificar y autenticar a una persona, la más conocida es la autógrafa, aquella que es del puño y letra del firmante; pero recordemos que en alguna época, también se utilizaron sellos y daban la certeza de que el autor estaba de acuerdo con el contenido del documento. Por ejemplo, en el caso de los Papas, representantes de la Iglesia Católica, al momento de ser electos se les entrega un sello, el cual se destruye al momento de su muerte para evitar que se haga mal uso.
En nuestro sistema jurídico encontramos que el Código Civil hace referencia a que la manifestación de la voluntad puede hacerse de diversas formas como son el consentimiento expreso y tácito, haciendo especial énfasis en el consentimiento como un elemento de validez de los actos jurídicos. La firma es sin duda la forma más común de consentimiento expreso y por escrito, pero no la única. Un ejemplo muy común se da cuando una persona firma una renuncia y se le solicita que además de su firma, plasme su huella con la finalidad de que no pueda desconocer posteriormente el contenido del documento o alegar que había firmado una hoja en blanco.
Sin pretender abordar aspectos técnicos, es importante mencionar que actualmente es muy fácil confundir a la firma electrónica simple con la firma digital y más aún con la firma digitalizada, por lo que es necesario definir cada una de ellas:
- Firma autógrafa. Es el trazo que una persona realiza de su puño y letra.
- Firma digitalizada. Es la firma escaneada, o en otras palabras, la firma autógrafa convertida en una imagen.
- Firma digital. Es una firma electrónica simple; se le denomina así porque no es posible garantizar la identidad del firmante.
Firma electrónica avanzada
Su concepto lo obtenemos de la Ley de Firma Electrónica Avanzada. Art 2 fracción XIII:
“Conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa.”
Para entender este concepto, es necesario estudiar lo referente a la llave pública y la llave privada, y recordar que el elemento principal de la firma electrónica es el no repudio, es decir, que el usuario no puede alegar que él no realizó la transacción, ya que es el único que posee el certificado digital con la llave privada y dicho certificado está protegido con una contraseña.
Analicemos el caso del pagaré, título de crédito que contiene una promesa incondicional de pago, y que la ley le otorga ciertas facilidades para su cobro; difícilmente una persona firmaría una hoja en blanco y se la daría a otra para que esta última pudiera escribir libremente el texto, porque el firmante sería considerado autor del texto con las consecuencias que implique.
Sin embargo, cuando se habla de la firma electrónica no tenemos el mismo cuidado, y aquí empieza una distinción muy importante, la firma autógrafa solo podría atribuirse a una persona física, pero si hablamos de firma electrónica, esta también puede pertenecer a una persona moral.
La firma electrónica puede obtenerse mediante diversas plataformas, en nuestro país la más conocida es la e.firma, antes firma electrónica avanzada, que puede obtenerse en cualquier oficina del SAT, y que erróneamente creemos que solo puede utilizarse para cuestiones fiscales. No puede alegarse que este error es por falta de información, en virtud de que el Servicio de Administración Tributaría (SAT) es muy claro y en su portal, así como desde el momento de otorgarnos los archivos nos advierte:
“Es importante que resguardes tus archivos y hagas respaldo en un medio digital seguro, recuerda que la e.firma es personal e intransferible. Si compartes los elementos facilitarás a terceros que firmen documentos oficiales electrónicos a tu nombre.”
La pregunta interesante es ¿cuántos de nosotros brindamos el debido cuidado y resguardo a dichos elementos?, o ¿antes de proporcionarlo a un empleado o a nuestro contador tenemos la precaución de documentar dicha entrega?
Este es el detalle a considerar en el análisis con el pagaré, porque lo que en realidad hacemos es otorgar de buena fe un número infinito de pagarés, confiando en que el tercero le dará un uso adecuado.
Por lo anterior, es necesario que acoger como buena práctica, aunque el cliente no lo solicite, firmar de recibido la entrega de la e.firma; así como la devolución de la misma, esto nos permitirá deslindar cualquier mal uso anterior y en su caso al momento de realizar la devolución anexar al expediente del cliente el comprobante de la entrega, para deslindar responsabilidades.
Algunas recomendaciones que es necesario considerar son las siguientes:
- Es indispensable entender el funcionamiento de la firma electrónica, y para ello necesitamos entender dos conceptos: el de clave o llave pública y clave o llave privada.
- Tener bajo resguardo el certificado digital.
- Si el certificado digital se entrega a una persona, se deberá dejar constancia por escrito, en el cual se especifique la fecha y la finalidad.
- En el caso de persona físicas y morales es muy importante revocar el certificado digital o hacer cambio de la contraseña, cuando por alguna razón se termine la relación con la persona que la utilizaba (Contadores o aquellas personas que intervienen en la presentación de declaraciones).
Recordemos que todos los empleados y prestadores de servicios estamos sujetos al deber de confidencialidad y al secreto profesional, por lo tanto, somos responsables de los daños que ocasionemos incluso por descuido o desconocimiento.
¿Estás tomando las medidas necesarias para el cuidado de la firma electrónica?
Síguenos en Facebook
- ¿Cómo solicitar mi saldo de la subcuenta de vivienda a través de mi e.firma?
- ¿Qué es la e.firma y la e.firma portable?
- Para qué sirve la Firma Electrónica Avanzada (FIEL)
Contenido recomendado:
- Depósitos en efectivo en instituciones del sistema financiero, ¿qué debes saber?
- ¿Quiénes son los residentes en México?
- Análisis de los principales estímulos y beneficios fiscales aplicables en 2019
Los comentarios u opiniones contenidos en los artículos publicados en Soy Conta, son responsabilidad de su autor, pudiendo ser distintos a los criterios dados a conocer por las autoridades fiscales; tampoco representan una asesoría, consejo o prestación de servicios de ninguna índole. 2018. Se prohíbe su reproducción total o parcial.