Prueba electrónica, su validez y eficacia procesal
Por: Alejandro Bolaños
El tema que desarrollaré, si bien no es en materia contable y fiscal, me pareció interesante, debido a que en nuestro papel de contadores —de una empresa, de nuestro propio negocio o de nuestros clientes— puede impactar en caso de un litigio no necesariamente en la rama fiscal.
Dado que pertenece al ámbito del Derecho Procesal y mi preparación no es la de licenciado en derecho, expondré algunas notas que tomé de Vicente (2016) :
La sociedad se ha transformado. En donde la generación, el procesamiento, la distribución de conocimiento, de bienes, servicios e información, constituyen la fuente fundamental de la productividad, del bienestar, de la riqueza y del poder y se actúa en una realidad simulada por un conjunto de computadoras, los efectos jurídicos tienen impacto real sobre las personas.
Como todos lo hemos experimentado día con día, con ayuda de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) se realizan operaciones bancarias, compras, firma de contratos, pago de impuestos, etc., cuyos efectos jurídicos tienen un impacto real sobre las personas (Vicente, 2016).
En el ámbito económico y comercial, las empresas y las personas físicas realizamos este tipo de operaciones y transacciones a través de las TIC; por supuesto, las empresas deben estar atentas al efecto jurídico que esto les genera.
El Derecho Procesal, podría decir, es el conjunto de normas que regulan el proceso mediante el cual se busca resolver un conflicto a través de la aportación de pruebas que se presentan ante el juzgador, para que valore cada una de ellas y pueda emitir una resolución según los hechos afirmados y probados con base en las normas correspondientes.
Es aquí donde se presenta la cuestión de hasta dónde un documento electrónico, que soporta un hecho o acto jurídico, tiene plena validez y puede ser considerado como prueba en un litigio en el Derecho Procesal. Vicente continúa señalando:
En estos casos, las pruebas ya no serán documentales, públicas o privadas de papel y firma autógrafa, sino documentos y firmas electrónicas. Para obtener estos documentos, se requiere autentificar los correos electrónicos, correos de voz, fotográficos, videoconferencias y videograbaciones; llamadas realizadas a través de teléfono celular o análisis de asistentes electrónicos personalizados (PDA, por sus siglas en inglés), es el caso de las agendas electrónicas; lo mismo ante una controversia sobre facturas electrónicas, con folios digitales y sellos de tiempo (2016).
Vicente propone el surgimiento de una nueva parcela jurídica que es el Derecho Procesal Informático que se ocupe de la interrelación entre el ciberespacio y las relaciones humanas, así como los conflictos que se generen con motivo de ellas (2016).
Respecto de la prueba digital, señala:
Los avances científicos y tecnológicos, así como el desarrollo de la economía digital, han dado lugar a la creación por el derecho de un nuevo medio probatorio: los documentos digitales.
Los documentos digitales generados en ocasiones de los actos jurídicos, igualmente, digitales o no, así como los conflictos que se generan con ese motivo, serán resueltos por el Derecho Procesal Informático, con las pruebas de este carácter.
Este nuevo método probatorio puede ser definido como todo mensaje de datos que contiene información o escritura generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos, láser o de cualquier otra tecnología, y la firma electrónica, simple o avanzada, que es cualquier símbolo o conjunto de símbolos que utilizamos como identificador de una persona en un determinado documento digital (Vicente, 2016).
¿Y qué tiene que ver todo esto con nosotros los contadores?
Como señalé al inicio, en nuestro papel de contadores —ya sea de una empresa, de nuestro propio negocio o de nuestros clientes como asesores— somos receptores y generadores de diversos documentos electrónicos; en ocasiones, incluso tenemos firmas electrónicas de las empresas en las que trabajamos o de nuestros clientes.
Es por lo anterior que, en mi opinión, es importante cuestionarnos hasta dónde debemos estar informados de las características y validez de un documento digital que sea recibido o emitido por la empresa a la que apoyamos.
¿Debe ser una tarea del área legal definir qué es un documento electrónico y su validez para el caso de tener que presentarlo como prueba en un litigio? ¿Debe ser una tarea conjunta para contadores y abogados? ¿Debemos dar aviso a la administración de tener especial atención con la obtención de documentos electrónicos?
En nuestra tarea diaria, ya sea como contadores o asesores, observamos un sinnúmero de transacciones que están (o deberían estar) respaldadas por documentación que las soporten, como contratos y facturas. Con el avance tecnológico, se ha transformado del papel a un documento electrónico y es aquí donde considero que, si bien puede ser que no sea nuestra responsabilidad vigilar su validez, quizá sí lo sea advertir de esta posible falta de cuidado, y que en un caso dado nos lleve a no tener pruebas válidas para reclamar un derecho que nos ha sido violado, ya sea en un contrato con un cliente, un proveedor, alguna autoridad, etcétera.
Los invito a reflexionar acerca de este tema y a indagar hasta dónde podemos aportar para que coadyuvemos a verificar esta nueva forma de documentación electrónica y su influencia en las empresas en las que participamos como colaboradores o asesores.
Lectura de referencia: Vicente, A. (2016). La prueba digital en la automatización de los procesos jurisdiccionales en Nuevos Paradigmas del Derecho Procesal. México: UNAM-IIJ. pp 609-624.
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