Control interno aplicable al área de compras

Por: C.P.C. y M.A. José de la Fuente Molina.

Una de las áreas más trascendentes al interior de una organización empresarial es el área de compras, toda vez que su principal objetivo es la reducción de costos, la obtención de utilidades y la eficiencia en el servicio.

La tarea del área de compras es asegurar mediante negociaciones los recursos necesarios para que la organización esté en condiciones de cumplir con su misión, de ahí que sea relevante el ejercicio cotidiano de un control interno del área.

La magnitud y alcance de la gestión de compras, depende del tamaño, la ubicación o el sector de la empresa; por ello, hay objetivos específicos que el departamento de compras debe cumplir a partir de un principio: “Cuidar los fondos de la compañía y obtener utilidades”.

En este sentido, el objetivo de utilidad está implícito en el concepto de obtener:

•      Materiales apropiados al precio adecuado.

•      La calidad justa, del proveedor conveniente, en el momento preciso.

•      Facilidad y agilidad en los procesos de solicitud y adquisición de materiales y servicios.

El control interno se refiere entonces, a todas aquellas políticas y procedimientos que establece la administración de la empresa para lograr sus objetivos, como un puente que conecta lo planeado con lo ejecutado, y como tal, debe estar construido sobre bases sólidas para que resista todas las tormentas y huracanes que puedan presentarse.

Al tratarse de un puente que la alta dirección construye, los directivos deben ser los primeros en cumplir con los procedimientos establecidos. No obstante, en la práctica es muy común que esas políticas y procedimientos se confundan con “burocratismo”; es entonces cuando las personas obligadas a cumplir con dichos controles, harán lo imposible para “brincarse” el procedimiento, al considerarlo innecesario.

Por ejemplo, si un procedimiento de control interno indica que compras arriba de un millón de pesos deben ser firmadas por el gerente del área, lo que se está intentando cuidar es que esas compras estén consideradas en un presupuesto y flujo de efectivo; así, la gerencia tendrá también una mayor visión de las operaciones integrales de la empresa.

Al tener firmas como candados de seguridad, por ejemplo, se pueden detener compras de artículos que existen en exceso en inventarios y que se convertirán en productos obsoletos, de hacerse la compra, ya sea de materias primas o de producto terminado.

Es un disparate entonces, que las áreas donde se destinan los mayores recursos y presupuestos dentro de las empresas, sean las que tienen un mayor descuido en cuestiones de control interno.

La falta de insumos para la producción u operación pueden ser un obstáculo de crecimiento de las empresas sin lugar a dudas, no obstante, el personal que labora en el área de compras lo utiliza a menudo como argumento o como “pretexto” para saltarse las medidas de control interno; muchos de ellos dicen: “no importa que no tenga la firma de autorización… si no lo compramos en este momento, la planta se detendrá y tú serás el responsable…”; esta frase la he escuchado miles de veces, pero la experiencia me ha dicho que nunca acaba por suceder esto.

El área de compras afecta así a las siguientes actividades dentro de la operación de la empresa:

–         Inventarios

–         Activos fijos

–         Suministros

–         Cuentas por pagar

Como las compras afectan directamente los costos estándar de las empresas, es delicado su manejo dentro de las empresas.

Digámoslo con todas sus letras, históricamente y estadísticamente el área de compras es una de las principales áreas donde se cometen fraudes dentro de las empresas, lo cual llega a afectar las utilidades de la empresa hasta en números de 2 dígitos.

Como los fraudes se comenten por la falta de seguimiento a los controles internos y por la falta de supervisión en las actividades del área, a continuación propongo una serie de procedimientos que darán transparencia y confiabilidad al área de compras:

–         Contar con un procedimiento para la evaluación y aceptación de proveedores; debe contemplar el análisis de la capacidad del proveedor para surtir la cantidad, calidad y entrega oportuna de los servicios; el procedimiento debe contemplar la no dependencia de los proveedores para las operaciones de la empresa, ya que se corre el riesgo de crear un conflicto de intereses que podría ser desastroso para la empresa, por lo que se sugiere que el procedimiento considere contar con más de un proveedor por insumo. En todo momento se debe observar que los mismos proveedores tengan sus propias políticas de comercialización y que éstas sean éticas.

–         Elaborar un manual de procedimiento que filtre compras innecesarias; por ejemplo, determinando los niveles de inventarios en máximos y mínimos.

–         Crear niveles de autorización basados en importes monetarios en congruencia con el organigrama de la empresa.

–         Establecer procedimientos secuenciales como:

• Elaboración de requisiciones por parte del usuario.
• Elaboración de 3 cotizaciones con proveedores evaluados y aceptados.
• Colocar la orden de compra al proveedor que tenga el mejor precio y  estándares de calidad establecidos por el área de ingeniería de la empresa.

–         Una vez generada la orden de compra, para poder dar entrada al almacén, el almacenista debe verificar que la mercancía coincida en cantidad, precios unitarios y de acuerdo con las fechas acordadas.

–         No olvidemos que igual se deben aplicar procedimientos a las áreas informáticas; por ejemplo, cambiar cuando menos cada trimestre los password de acceso a los sistemas de colocación de órdenes de compra y al sistema de autorizaciones electrónicas, asimismo, hay que concientizar a los jefes de área para que éstos no proporcionen su password a terceras personas aunque les ayuden a realizar autorizaciones de compras.

–         Una vez ingresados los productos al almacén, se deberán registrar los pasivos; para ello, se recomienda un procedimiento de conciliación de cuentas por pagar, adicionalmente se debe poner especial atención a las condiciones comerciales, en donde algunos proveedores proporcionan descuentos por prontos pagos o viceversa, penalizaciones por la falta de pago en tiempo.

–         También es muy recomendable realizar rotaciones de actividades dentro del personal del área de compras.

–         Se recomienda que cuando menos se realicen cambios de actividades cada 6 meses; por ejemplo, se recomienda que las personas que realizan compra de materias primas, a los 6 meses, realicen compra de refacciones, con ello se rompen círculos que se pudiesen estar creando con los proveedores, además de que se le da crecimiento al personal.

De esta manera el área de compras, una de las más importantes y trascendentes en la empresa, mantendrá estricto apego a las políticas corporativas y ayudará a que se realice la actividad de una forma transparente y con el cumplimiento de objetivos institucionales. ¿Tú qué opinas?

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