¿Dónde debe permanecer la contabilidad? Parte I

¿Dónde debe permanecer la contabilidad? Parte I

Por C. P. C. Roberto Almaraz

¿Es correcto que el Contador conserve o mantenga en su poder la documentación Contable de sus clientes?

Una práctica común en los Despachos de Contadores es que realizan en sus propias instalaciones, el registro de las operaciones contables, el cálculo y determinación de impuestos, declaraciones fiscales y reportes financieros, por lo que cuentan físicamente con los originales de los estados de cuenta bancarios, las conciliaciones bancarias e incluso contratos de más de uno de sus clientes. ¿Esto es adecuado?

Lo cierto es que son responsables solidarios con los contribuyentes: la persona o personas que tengan conferida la dirección general, la gerencia general, o la administración única de las personas morales, en todo caso, cualquier contribuyente deberá llevar Contabilidad y está obligado a mostrarla a la autoridad que se la requiera y a no destruirla.

¿Cómo se integra la Contabilidad?

Para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, misma que acredite sus ingresos y deducciones, y lo que obliguen otras leyes; en el Reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la Contabilidad.

Cuando se trate de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos (se entiende por controles volumétricos, los registros de volumen que se utilizan para determinar la existencia, adquisición y venta de combustible, mismos que formarán parte de la contabilidad del contribuyente).

Dichos equipos serán aquellos que autorice para tal efecto el Servicio de Administración Tributaria (SAT), los cuales deberán mantenerse en operación en todo momento.

Los registros o asientos contables, deberán cumplir con los requisitos que establece el Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF) y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esos registros se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el RCFF y las disposiciones de carácter general que emita el SAT y la documentación comprobatoria de los mismos, deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.

La información Contable se ingresará a través de la página de Internet del SAT, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto. Las personas obligadas a llevar Contabilidad deberán conservarla a disposición de las autoridades fiscales.
Cuando las personas no estén obligadas a llevar contabilidad deberán conservar en su domicilio a disposición de las autoridades, toda documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales.

En lo que se refiere a la documentación mencionada, deberá conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Si se trata de la Contabilidad y la documentación correspondiente a actos, cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.

En caso de que la documentación correspondiente a aquellos conceptos relacionados con algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin.

Por lo que se refiere a las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) al distribuir dividendos o utilidades, de la información necesaria para determinar los ajustes, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.

Cuando al inicio de una visita domiciliaria los contribuyentes omitan asentar registros en su Contabilidad dentro de los plazos establecidos en las disposiciones fiscales, dichos registros sólo podrán efectuarse después de que la omisión correspondiente haya sido asentada en acta parcial; esta obligación subsiste inclusive cuando las autoridades hubieran designado un depositario distinto del contribuyente, siempre que la contabilidad permanezca en alguno de sus establecimientos. El contribuyente deberá seguir llevando su contabilidad independientemente de lo mencionado en este párrafo.

Los contribuyentes que lleven su Contabilidad o parte de ella utilizando registros electrónicos, deberán proporcionar a las autoridades fiscales, cuando así se los soliciten y en los medios procesables que utilicen, la información sobre sus clientes y proveedores, así como aquella relacionada con su contabilidad que tengan en dichos medios.

Los contribuyentes que únicamente realicen operaciones con el público en general, sólo tendrán la obligación de proporcionar la información sobre sus proveedores y la relacionada con su Contabilidad.

Las autoridades fiscales podrán emplear las medidas de apremio que se indican a continuación, cuando los contribuyentes, los responsables solidarios o terceros relacionados con ellos, impidan de cualquier forma o por cualquier medio, el inicio o desarrollo de sus facultades, observando estrictamente el siguiente orden.

  • Las autoridades fiscales no aplicarán la medida de apremio, cuando los contribuyentes, responsables solidarios o terceros relacionados con ellos, no atiendan las solicitudes de información o los requerimientos de documentación que les realicen las autoridades fiscales, o al atenderlos no proporcionen lo solicitado; cuando se nieguen a proporcionar la contabilidad con la cual acrediten el cumplimiento de las disposiciones fiscales a que estén obligados, o cuando destruyan o alteren la misma.
  • Las mismas autoridades, a fin de comprobar que los contribuyentes, los responsables solidarios o los terceros con ellos relacionados han cumplido con las disposiciones fiscales y aduaneras y, en su caso, determinar las contribuciones omitidas o los créditos fiscales, así como para comprobar la comisión de delitos fiscales y para proporcionar información a otras autoridades fiscales, estarán facultadas para:

I. Requerir a los contribuyentes, responsables solidarios o terceros con ellos relacionados, para que exhiban en su domicilio, establecimientos, en las oficinas de las propias autoridades o dentro del buzón tributario, dependiendo de la forma en que se efectuó el requerimiento, la contabilidad, además de proporcionar los datos, otros documentos o informes que se les requieran a efecto de llevar a cabo su revisión.
II. Practicar visitas a los contribuyentes, los responsables solidarios o terceros relacionados con ellos y revisar su contabilidad, bienes y mercancías.

Cuando exista peligro de que el visitado se ausente o pueda realizar maniobras para impedir el inicio o desarrollo de la diligencia, los visitadores podrán proceder al aseguramiento de la Contabilidad.

Los visitados, sus representantes o la persona con quien se entienda la visita en el domicilio fiscal, están obligados a permitir a los visitadores designados por las autoridades fiscales el acceso al lugar o lugares objeto de la misma, así como mantener a su disposición la Contabilidad y demás papeles que acrediten el cumplimiento de las disposiciones fiscales de los que los visitadores podrán sacar copias para que previo cotejo con sus originales se certifiquen por éstos y sean anexados a las actas finales o parciales que levanten con motivo de la visita. También deberán permitir la verificación de bienes y mercancías, así como de los documentos, estados de cuentas bancarias, discos, cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos que tenga el contribuyente en los lugares visitados.
Cuando los visitados lleven su Contabilidad o parte de ella con el sistema de registro electrónico, o microfilmen o graben en discos ópticos o en cualquier otro medio que autorice el SAT mediante reglas de carácter general, deberán poner a disposición de los visitadores el equipo de cómputo y sus operadores, para que los auxilien en el desarrollo de la visita, así como entregar a la autoridad los archivos electrónicos en donde conste dicha Contabilidad.

En el caso de que los visitadores obtengan copias certificadas de la Contabilidad deberán levantar acta parcial al respecto, la cual deberá reunir requisitos , con ella podrá terminar la visita domiciliaria en el domicilio o establecimientos del visitado, y se podrá continuar el ejercicio de las facultades de comprobación en el domicilio del visitado o en las oficinas de las autoridades fiscales, donde se levantará el acta final con las formalidades necesarias.

Lo dispuesto en el párrafo anterior no es aplicable cuando los visitadores obtengan copias de sólo parte de la contabilidad. En este caso, se levantará el acta parcial señalando los documentos de los que se obtuvieron copias, pudiéndose continuar la visita en el domicilio o establecimientos del visitado. En ningún caso las autoridades fiscales podrán recoger la contabilidad del visitado. La visita en el domicilio fiscal se deberá desarrollar conforme a las siguientes reglas:

  • Durante el desarrollo de la visita los visitadores a fin de asegurar la Contabilidad, correspondencia o bienes que no estén registrados en la Contabilidad, podrán, indistintamente, sellar o colocar marcas en dichos documentos, bienes o en muebles, archiveros u oficinas donde se encuentren, así como dejarlos en calidad de depósito al visitado o a la persona con quien se entienda la diligencia, previo inventario que al efecto formulen, siempre que dicho aseguramiento no impida la realización de las actividades del visitado. Se considera que no se impide la realización de actividades cuando se asegure contabilidad o correspondencia no relacionada con las actividades del mes en curso y los dos anteriores. En el caso de que algún documento que se encuentre en los muebles, archiveros u oficinas que se sellen, sea necesario al visitado para realizar sus actividades, se le permitirá extraerlo ante la presencia de los visitadores, quienes podrán sacar copia del mismo.
  • Se podrán levantar actas parciales o complementarias en las que se hagan constar hechos, omisiones o circunstancias de carácter concreto, de los que se tenga conocimiento en el desarrollo de una visita. Una vez levantada el acta final, no se podrán levantar actas complementarias sin que exista una nueva orden de visita.
  • Se tendrán por consentidos los hechos consignados en las actas a que se refiere el párrafo anterior, si antes del cierre del acta final el contribuyente no presenta los documentos, libros o registros de referencia o no señale el lugar en que se encuentren, siempre que éste sea el domicilio fiscal o el lugar autorizado para llevar su contabilidad o no prueba que éstos se encuentran en poder de una autoridad.

Las autoridades fiscales deberán concluir la visita que se desarrolle en el domicilio fiscal de los contribuyentes o la revisión de la contabilidad de los mismos que se efectúe en las oficinas de las propias autoridades, dentro de un plazo máximo de doce meses contado a partir de que se notifique a los contribuyentes el inicio de las facultades de comprobación, sin que se trate de que la autoridad se vea impedida para continuar el ejercicio de sus facultades de comprobación por caso fortuito o fuerza mayor, hasta que la causa desaparezca, lo cual se deberá publicar en el Diario Oficial de la Federación (DOF) y en la página de Internet del SAT.

En una segunda entrada continuaremos hablando de los detalles sobre la Contabilidad, su resguardo y qué sucede cuando la autoridad fiscal requiere una revisión sobre el cumplimiento de las disposiciones fiscales.

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