Efectos contables y fiscales de los viáticos pagados a trabajadores
Por Roberto Almaraz.
En las empresas es necesario dar un tratamiento especial a los gastos de representación que se dan a los colaboradores, ¿cuál es el seguimiento fiscal que se les debe dar?, ¿es un ingreso?, ¿se calculan impuestos? Hoy revisamos todos los detalles.
En el día a día de los negocios (personas físicas) y en las empresas, al tener que viajar para dar a conocer nuestros servicios o productos, en gran parte de las ocasiones, los recursos son entregados con cheque o mediante transferencia bancaria directamente a la cuenta de los empleados, para el trabajador. ¿Qué implicaciones tienen éstas cantidades? ¿Deberemos calcular impuestos y considerarlos como parte de sus ingresos?
A este respecto, la Ley de Impuesto Sobre la Rentas (LISR), indica que: “no se pagará el Impuesto Sobre la Renta (ISR), por la obtención de ingresos provenientes de los viáticos, cuando sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe esta circunstancia con los comprobantes fiscales correspondientes”.
Por lo anterior, toda vez que año con año se entreguen viáticos a los empleados, se deberá informar y proporcionar a la autoridad, a más tardar el 15 de febrero del año siguiente, a las personas a quienes les hubieran prestado servicios personales subordinados, constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario de que se trate.
Ahora bien, cuando uno como contribuyente efectúe erogaciones de los mismos viáticos o gastos de viaje a través de un tercero, “deberá expedir cheques nominativos a favor de éste o mediante traspasos desde cuentas abiertas a nombre del contribuyente”, en instituciones de crédito o casas de bolsa a la cuenta abierta a nombre del tercero, y cuando dicho tercero realice pagos por cuenta del contribuyente, éstos deberán estar amparados con comprobante fiscal a nombre del contribuyente.
Por lo que se refiere establecimiento del domicilio fiscal de la entidad, es aquél en el que presta normalmente sus servicios la persona a favor de la cual se realice la erogación.
Tratándose del pago de viáticos o gastos de viaje que beneficien a personas que presten al contribuyente servicios personales subordinados o servicios profesionales por encargo de aquél, “serán deducibles cuando dicha persona se desplace fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento de dicho contribuyente”. En este caso, quien presta el servicio deberá proporcionar al contribuyente una relación de los gastos, anexando los comprobantes fiscales respectivos, excepto los comprobantes expedidos en el extranjero, mismos que deberán cumplir los requisitos que establezca el Servicio de Administración Tributaria (SAT) mediante reglas de carácter general.
“Cuando los viáticos y gastos, beneficien a personas que presten al contribuyente servicios profesionales, los comprobantes fiscales deberán ser expedidos a nombre del propio contribuyente”. Si benefician a personas que le prestan servicios personales subordinados, los comprobantes fiscales podrán ser expedidos a nombre de dichas personas, en cuyo caso, se tendrá por cumplido el requisito de respaldar dichos gastos con el comprobante fiscal a nombre de aquél por cuenta de quién se efectuó el gasto.
“Es importante resaltar, a las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los eroguen en servicio del patrón, podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de viáticos erogados en cada ocasión, cuando no existan servicios para emitir los mismos”, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000.00 (quince mil pesos 00/100 M.N.) en el ejercicio fiscal de que se trate, siempre que el monto restante de los viáticos se eroguen mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicio del patrón. La parte que en su caso no se erogue deberá ser reintegrada por la persona física que reciba los viáticos o en caso contrario no le será aplicable lo aquí dispuesto.
Las cantidades no comprobadas se considerarán ingresos exentos para efectos del impuesto, siempre que además se cumplan con los requisitos de la ley. Lo aquí mencionado, no es aplicable tratándose de gastos de hospedaje y de pasajes de avión.
Los viáticos erogados por servidores públicos de la Administración Pública Federal en comisiones oficiales en el extranjero, cuyo monto se fije con base en criterios presupuestales relativos al país donde se efectuará la comisión o por nivel de puesto del servidor público, se comprobarán como efectivamente erogados en servicio del patrón, únicamente con el comprobante fiscal que ampare los gastos de hospedaje, pasaje de avión y un informe de los demás gastos efectuados durante dicha comisión.
“Los contribuyentes no estarán obligados a informar en la declaración anual del ejercicio fiscal de que se trate los ingresos obtenidos durante dicho ejercicio por concepto de viáticos cuyo monto no exceda de $500,000.00, y la suma total de viáticos percibidos no represente más del 10% del total de los ingresos que les hubiera pagado el patrón por concepto de la prestación de un servicio personal subordinado”.
Cabe mencionar que para determinar el límite de ingresos por concepto de viáticos a que se refiere el párrafo anterior, se deberá considerar inclusive el monto erogado por los boletos de transporte, incluso cuando dichos boletos los haya pagado el patrón.
A fin de determinar la utilidad o resultado fiscal, las deducciones de las personas, entidades, fideicomisos, asociaciones en participación, fondos de inversión, así como a cualquier otra figura jurídica, cuyos ingresos estén sujetos a regímenes fiscales preferentes, deberán cumplir con todos y cada uno de los requisitos antes mencionados, con excepción de lo referente al límite de aplicación de los mismos dentro de una faja de 50 kilómetros que circunde a las instalaciones de la sociedad, entidad o fideicomiso de que se trate.
Por último, considero importante retomar lo que el artículo 28-V de la LISR indica por aquellos viáticos que no serán deducibles:
“…V. Los viáticos o gastos de viaje, en el país o en el extranjero, cuando no se destinen al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje, de la persona beneficiaria del viático o cuando se apliquen dentro de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente. Las personas a favor de las cuales se realice la erogación, deben tener relación de trabajo con el contribuyente en los términos del Capítulo I del Título IV de esta ley o deben estar prestando servicios profesionales. Los gastos a que se refiere esta fracción deberán estar amparados con un comprobante fiscal cuando éstos se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando los mismos se efectúen en el extranjero.
Tratándose de gastos de viaje destinados a la alimentación, éstos sólo serán deducibles hasta por un monto que no exceda de $750.00 diarios por cada beneficiario, cuando los mismos se eroguen en territorio nacional, o $1,500.00 cuando se eroguen en el extranjero, y el contribuyente acompañe el comprobante fiscal o la documentación comprobatoria que ampare el hospedaje o transporte. Cuando a la documentación que ampare el gasto de alimentación el contribuyente únicamente acompañe el comprobante fiscal relativo al transporte, la deducción a que se refiere este párrafo sólo procederá cuando el pago se efectúe mediante tarjeta de crédito de la persona que realiza el viaje.
Los gastos de viaje destinados al uso o goce temporal de automóviles y gastos relacionados, serán deducibles hasta por un monto que no exceda de $850.00 diarios, cuando se eroguen en territorio nacional o en el extranjero, y el contribuyente acompañe el comprobante fiscal o la documentación comprobatoria que ampare el hospedaje o transporte.
Los gastos de viaje destinados al hospedaje, sólo serán deducibles hasta por un monto que no exceda de $3,850.00 diarios, cuando se eroguen en el extranjero, y el contribuyente acompañe a la documentación comprobatoria que los ampare la relativa al transporte.
Cuando el total o una parte de los viáticos o gastos de viaje con motivo de seminarios o convenciones, efectuados en el país o en el extranjero, formen parte de la cuota de recuperación que se establezca para tal efecto y en el comprobante fiscal o la documentación comprobatoria que los ampare no se desglose el importe correspondiente a tales erogaciones, sólo será deducible de dicha cuota, una cantidad que no exceda el límite de gastos de viaje por día destinado a la alimentación a que se refiere esta fracción. La diferencia que resulte conforme a este párrafo no será deducible….”
Como se puede observar son mínimas las reglas y requisitos que deberemos cubrir al momento de proporcionar viáticos a personal de la empresa, así como a terceros, importante dar seguimiento a cada uno de los cheques y transferencias que se realicen a los trabajadores, en caso de contar con políticas internas, es conveniente redactarlas, para que ambas partes, patrón y empleados, conozcamos las “reglas del juego”, que estaremos acatando.
¿Éstas políticas, al día de hoy, las tenemos elaboradas?
Síguenos en Facebook
Contenido relacionado:
- ¿Son deducibles los viáticos para fines de ISR cuando se efectúan fuera de 50 kilómetros?
- Efectos contables y fiscales de los viáticos otorgados a los colaboradores en las empresas
- Requisitos para deducción de viáticos y gastos de viaje
Contenido recomendado:
- IVA virtual en importaciones de servicios y bienes intangibles
- Ajuste anual por inflación, ¿qué debes considerar?
- El papel del Contador en la pericial contable
Los comentarios u opiniones contenidos en los artículos publicados en Soy Conta, son responsabilidad de su autor, pudiendo ser distintos a los criterios dados a conocer por las autoridades fiscales; tampoco representan una asesoría, consejo o prestación de servicios de ninguna índole. 2018. Se prohíbe su reproducción total o parcial.