Lo que debes considerar sobre la destrucción total o parcial de la Contabilidad
Por C.P.C., P.C.FI. y Mtro. Roberto Colín
Casi nadie tiene en mente que la destrucción o inutilización total de los libros o demás registros de Contabilidad se contemplan en el Código Fiscal de la Federación (CFF), en el que se compilan normas específicas que regulan esa situación.
En términos generales, el artículo 30 del CFF señala que los contribuyentes deben llevar contabilidad y conservarla por cinco años, con la aclaración de lo siguiente:
- Cuando se trate de la Contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.
- Cuando se trate de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin.
No obstante, si se trata de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, de la información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 22 y 23 de la ley citada, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.
En ese sentido, el artículo 35 del Reglamento del CFF señala que para los efectos del artículo 30 del Código, cuando los libros o demás registros de contabilidad del contribuyente se inutilicen parcialmente, deberán reponerse los asientos ilegibles del último ejercicio, y esto se puede realizar por concentración.
Cuando se trate de la destrucción o inutilización total de los libros o demás registros de Contabilidad, el contribuyente deberá asentar en los nuevos libros o en los registros de contabilidad de que se trate, los asientos relativos al ejercicio en el que sucedió la inutilización, destrucción, pérdida o robo, y eso también lo puede realizar por concentración.
En los casos a que se refiere este artículo, el contribuyente deberá conservar, en su caso, el documento público en el que consten los hechos ocurridos, hasta el momento en que se extingan las facultades de comprobación de las Autoridades Fiscales.
Por su parte, la Regla 2.8.1.22 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2018, establece que para los efectos de lo señalado en los artículos 30 del CFF y 35 de su Reglamento, cuando los libros o demás registros de Contabilidad se inutilicen o destruyan total o parcialmente, el contribuyente deberá dar aviso a la autoridad fiscal, de conformidad con la ficha de trámite 271/CFF «Aviso por la inutilización, destrucción, pérdida o robo de libros o registros contables», contenida en el Anexo 1-A.
El contribuyente tendrá un plazo de cuatro meses contados a partir de la fecha en que presente el aviso a que se refiere el párrafo anterior, para reponer los asientos ilegibles del último ejercicio o, en su caso, asentar en los nuevos libros o en los registros de Contabilidad de que se trate, los asientos relativos al ejercicio en el que sucedió la inutilización, destrucción, pérdida o robo, y esto lo puede realizar por concentración.
Por último, sólo nos queda mencionar que esta situación deberá acreditarse con el documento público (acta del ministerio público) en donde consten los hechos ocurridos, y el mismo deberá conservarse en tanto no se extingan las facultades de comprobación de las autoridades fiscales.
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