Control interno, aspectos relevantes a considerar. Caja y bancos

Por: Roberto Almaráz

Hacemos un recuento de los aspectos a considerar importante en las distintas áreas que conforman a las organizaciones. En esta ocasión hablaremos sobre Cajas y bancos.

Muchas ocasiones en nuestras organizaciones nos preocupamos y ocupamos por la parte operativa, ya que si bien es cierto, es el área que se encarga de llevar o trasladar nuestros productos y que sean recibidos en tiempo, entregando los productos que corresponden a los pedidos, en óptimas condiciones, sin sufrir ningún tipo de daño.

Si somos una organización que brinda servicios, son quienes se encargan de dar soluciones, a los problemas que nuestros clientes sean, independientemente de la actividad a la que se dediquen, con la más alta calidad que se tenga por parte de nuestros estándares piden.

Lo anterior ocasionará en el corto o largo tiempo, que nuestra organización crezca, seamos más colaboradores, ingresen más recursos al negocio, nos veamos en la necesidad que adquirir más activo no circulante, establecer políticas de pago a nuestros proveedores, tengamos una utilidad que administrar, una pérdida que haya qué evaluar, ¿Qué pasa si crecemos y creamos áreas sin un buen control o nulo control interno?.

Es por ello que a continuación, hacemos un recuento de los aspectos a considerar importante en las distintas áreas que conforman a las organizaciones. En esta ocasión hablaremos sobre Cajas y bancos.

Caja y bancos

  • ¿Los saldos de efectivo en caja están protegidos y son verificados adecuadamente?
  • ¿Los pagos a través de fondos fijos de caja están debidamente controlados, documentados y registrados?
  • ¿Las remesas recibidas están controladas apropiadamente? ¿Son registradas y depositadas oportunamente?
  • ¿Los pagos a través de cuentas bancarias están debidamente controlados, autorizados y registrados?
  • ¿Las conciliaciones bancarias son apropiadamente preparadas, revisadas y autorizadas? ¿Son elaboradas oportunamente?
  • ¿Se encuentran protegidas las áreas que ocupan las cajas?
  • ¿Los cajeros desempeñan otras funciones tales como las de tesorería o de registro contable?
  • ¿Todos los fondos de caja son fijos?
  • ¿Se practican arqueos sorpresivos? ¿con qué frecuencia? ¿Se deja evidencia del arqueo realizado? Anote cuándo y quién hizo el último arqueo
  • ¿Está afianzado el personal que maneja los fondos?
  • ¿Los activos en monedas extranjeras se valúan mensualmente al tipo de cambio del cierre del ejercicio??
  • ¿En los pagos individuales efectuados a través del fondo fijo cual es el límite máximo?

Los vales y comprobantes de caja:

a. ¿Se llenan a tinta?
b. ¿Se anotan los montos con letra y número?
c. ¿Se firman por la persona que realmente recibió el efectivo?
d. ¿Cuál es el límite de tiempo para la comprobación definitiva de gastos?
e. ¿Qué medidas se toman cuando no se comprueban oportunamente los gastos?

  • ¿Quiénes son los funcionarios y empleados que autorizan pagos por fondo fijo? Indique puesto.
  • ¿Qué funcionario autoriza los anticipos para gastos de viaje o de sueldos, cambio de cheque de clientes y empleados, etc.?

En los reembolsos:

a. ¿con qué frecuencia se realizan?
b. se cumple con la secuencia siguiente:

– los comprobantes debidamente sumarizados y ordenados se anexan con el cheque para que sean examinados por la persona que lo firma por primera vez.
– cancelación de los comprobantes con algún sello fechador de pagado
– comprobantes sellados, examinados por la persona que firma el cheque en la segunda ocasión

c. el cheque del reembolso está a nombre del cajero.

  • Antes de pagar cualquier comprobante ¿se revisa el cumplimiento de disposiciones administrativas de la empresa y fiscales?
  • ¿Quién revisa la aplicación contable de los comprobantes?
  • ¿Están registradas todas las cuentas bancarias que existen a nombre de la compañía? Indique cuál es el objetivo de cada una de ellas
  • ¿Se utilizan formas prenumeradas y en estricto orden numérico para controlar los ingresos recibidos por:

a. el cajero directamente?
b. correo?
c. cobradores?

Los valores recibidos:

a. ¿son anotados en la forma correspondiente por una persona ajena al cajero? y
b. ¿la forma original es firmada por el cajero como evidencia de que recibió dichos valores?

La cobranza efectuada por cobradores:

a. ¿se entrega directamente en la caja con la forma correspondiente? y
b. ¿la forma original es firmada por el cajero como evidencia de que recibió dicha cobranza?

  • ¿Los cheques recibidos se endosan o se cruzan inmediatamente para evitar su cobro en efectivo? Anote quién lo hace.

Cheques post-fechados:

a. ¿quién autoriza su recepción? Indique sobre qué bases se establece esta política
b. ¿se registran al recibirse?
c. ¿se guardan en algún lugar seguro mientras no se depositan? Diga dónde.
d. ¿se controlan adecuadamente para que su depósito sea oportuno? Describa cómo.

  • ¿Los ingresos se depositan y registran diariamente? Anote quién deposita.
  • ¿Las fichas de depósito selladas por el banco y/o comprobantes de transferencias se anexan a la póliza de ingresos correspondiente?

 

  • ¿Cuál es el procedimiento que se sigue en el caso de los ingresos por transferencias bancarias?
  • ¿Las cantidades depositadas según fichas son cotejadas con lo registrado en la póliza de ingresos y sus correspondientes formas prenumeradas?

a. ¿se hace inmediatamente después del depósito?

b. ¿la persona que lo hace es ajena al proceso de depósito y registro? Diga quién.

¿Las personas autorizadas para firmar cheques:

a. tienen funciones de caja o de registro contable?
b. tienen acceso a la caja o a los registros contables?

  • ¿Existen firmas mancomunadas para todas las cuentas bancarias?
  • ¿Se tiene como medida de control notificar al banco inmediatamente cuando una persona deja de estar autorizada para firmar?
  • ¿Los traspasos entre cuentas bancarias se contabilizan?
  • ¿Existe un límite mínimo para expedir cheques? Anote cuál es.

En cuanto a la elaboración de cheques:

a. echados a perder,

– ¿se mutilan para evitar su uso posterior?
– ¿se archivan dentro de su progresión numérica

b. ¿se firman en blanco?
c. ¿se emiten al «portador» o a nombre de la propia compañía?
d. alguien se asegura que los cheques cancelados:

– ¿aparecen como tales en el registro de egresos? Diga quién.
– ¿son examinados para verificar firmas no autorizadas, alteraciones y endosos irregulares.

Los cheques para pago a proveedores cuentan con una protección como el estar restringidos para abono en cuenta.

  • ¿Se evita que tengan acceso personas no autorizadas a las chequeras en blanco? ¿cómo?
  • ¿Los cheques devueltos por el banco por falta de fondos son investigados antes de entregarse al cajero?, ¿quién hace la investigación y que acciones se toman.?
  • ¿Las firmas electrónicas han sido autorizadas por la administración?
  • ¿Pueden expedirse cheques aun cuando no haya sido creada o exista una provisión de cuentas por pagar?
  • ¿Existe acceso restringido al personal contable a áreas de proceso, programas y aplicaciones que permitiesen la expedición de cheques?
  • ¿Existe un resguardo o base de datos de las transacciones efectuadas con anterioridad?
  • ¿Se hacen verificaciones periódicas de los procedimientos de movimientos electrónicos y las autorizaciones respectivas?
  • ¿Las funciones de los operadores de sistemas de cómputo y los usuarios de programas y aplicaciones están segregadas?
  • ¿La persona que prepara las conciliaciones bancarias es ajena a quien:
    • a. interviene en el proceso del registro de ingresos y egresos?
      b. recibe los estados de cuenta directamente de los bancos?
      c. las revisa y aprueba? y ¿esta persona firma como evidencia de su aprobación?
      d. investiga las partidas de conciliación atrasadas o anormales?

Las conciliaciones bancarias:

a. ¿se preparan mensualmente?
b. ¿se elaboran oportunamente?

Seguiremos analizando cada uno de los aspectos más relevantes del control interno.

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