Implicaciones en materia de levantamiento de inventarios al cierre del año

Por Roberto Almaraz González.

Estamos llegando al término de un ejercicio, época en la que además del cierre contable de la información, aprovechamos para realizar en la mayoría de las Personas Morales, un inventario físico.

Fundamento para realizar el inventario

La Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) es la que nos indica la obligación de realizar ésta actividad en su artículo 76 Fracción IV, como parte del Capítulo IX De las Obligaciones de las Personas Morales, cuyo texto nos indica:

“Los contribuyentes que obtengan ingresos de los señalados en este Título, además de las obligaciones establecidas en otros artículos de esta Ley, tendrán las siguientes:

IV. Formular un estado de posición financiera y levantar inventario de existencias a la fecha en que termine el ejercicio, de acuerdo con las disposiciones reglamentarias respectivas.”

¿Qué funcionalidad tiene un inventario?

Un inventario sirve para contar los productos que se tienen y comparar las existencias de forma física, con las que se tienen en el sistema informático o registros que se llevan en la organización. En el momento de hacer dicho comparativo, se deberá observar que en el sistema se indique contra reportes: número de pizas, kilos toneladas, color, medida, diámetro, precio, por mencionar sólo unos ejemplos. Además se debe llevar un registro de las adquisiciones efectuadas en el ejercicio, de materias primas, productos semiterminados y terminados, así como aplicar lo dispuesto en este artículo, tanto para efectos fiscales, como para efectos contables.

Para formular el estado de posición financiera a que se refiere el artículo 76, fracción IV de la LISR, los contribuyentes deberán realizar un inventario físico total de existencias a la fecha en que se formule dicho estado. La práctica del inventario podrá anticiparse hasta el último día del mes anterior a la fecha de terminación del ejercicio o efectuarse mediante conteos físicos parciales durante el ejercicio. En ambos casos, deberá hacerse la corrección respectiva para determinar el saldo a la fecha de terminación referida.

Por lo que se refiere a los contribuyentes personas físicas que perciban ingresos por la realización de actividades empresariales, para cumplir la obligación de formular el estado de posición financiera a que se refiere el artículo 110, fracción V de la LISR, levantarán un inventario físico total de existencias.

Cuando el contribuyente omita registrar adquisiciones en su Contabilidad y éstas fueran determinadas por las autoridades fiscales, se presumirá que los bienes adquiridos y no registrados, fueron enajenados y que el importe de la enajenación fue el que resulta de las siguientes operaciones:

I. El importe determinado de adquisición, incluyendo el precio pactado y las contribuciones, intereses, normales o moratorios, penas convencionales y cualquier otro concepto que se hubiera pagado con motivo de la adquisición, se multiplica por el por ciento de utilidad bruta con que opera el contribuyente.

II. La cantidad resultante se sumará al importe determinado de adquisición y la suma será el valor de la enajenación.

El porciento de utilidad bruta se obtendrá de los datos contenidos en la Contabilidad del contribuyente en el ejercicio de que se trate y se determinará dividiendo dicha utilidad bruta entre el costo que determine o se le determine al contribuyente. Para los efectos de lo previsto por esta fracción, el costo se determinará según los principios de contabilidad generalmente aceptados. En el caso de que el costo no se pueda determinar se entenderá que la utilidad bruta es de 50%.

La presunción establecida en este Artículo no se aplicará cuando el contribuyente demuestre que la falta de registro de las adquisiciones fue motivada por caso fortuito o fuerza mayor.

El mismo procedimiento se seguirá para determinar el valor por enajenación de bienes faltantes en inventarios. En este caso, si no pudiera determinarse el monto de la adquisición se considerará el que corresponda a bienes de la misma especie adquiridos por el contribuyente en el ejercicio de que se trate y en su defecto, el de mercado o el de avalúo.

Consideraciones para la realización de inventarios físicos

Con el propósito de comprobar la correcta valuación de los inventarios físicos, deberá tenerse un programa de procedimientos a seguir, lo que hará eficiente la toma física del inventario considerando lo siguiente:

  • Para tener una adecuada planeación para la realización de los inventarios físicos, previamente se debe investigar la siguiente información básica: el número y localización de los almacenes, bodegas u otros sitios donde existan mercancías propiedad de la compañía, nombres de las personas responsables o depositarios y fecha en que se realizarán los recuentos.
  • Con base en la información del punto anterior, se deberá establecer el alcance de las pruebas, considerando invariablemente el resultado obtenido del estudio del control interno, antes de llevar a cabo la totalidad de los productos y artículos que conforman nuestro inventario.
  • Para lograr los objetivos establecidos, toda observación de inventarios físicos se debe realizar aplicando los procedimientos descritos en el programa, verificando que dichos procedimientos que la compañía aplicará son adecuados y en caso contrario, sugerir un cambio. Es indispensable que previo al inventario, se obtenga, revise y evalúe el instructivo elaborado por la compañía.
  • Las existencias de mercancías y/o materiales propiedad de la compañía en poder de terceros, también serán consideradas por nosotros como parte del conteo del Inventario.
  • Las mercancías y/o materiales propiedad de terceros en poder de la compañía, se deberá identificar para no ser considerada como parte de nuestra entidad, en caso de que se quiera contar, deberá participar en ello personal de la compañía propietaria.

Con objeto de asegurarnos de que todas las compras y ventas han sido registradas en el período apropiado y que reflejan los costos e ingresos del mismo, es indispensable controlar y revisar el corte de inventarios, es decir, anotar los folios de los últimos documentos expedidos antes del conteo, y los primeros después del mismo con que se controlan los movimientos de mercancías (salidas y/o embarques y entradas y/o recepción) incluyendo traspasos entre departamentos, para posteriormente verificar su registro correcto.

  • Las formas utilizadas (marbetes y/o listas) para anotar las unidades inventariadas deben anotarse los folios para controlarse, con el propósito de asegurarnos que todo lo contado sea incluido en la compilación final (corte de formas), verificando que no existan cambios y obteniendo una explicación satisfactoria en el caso de alteraciones y/o modificaciones observadas.
  • El indicio de algún problema para realizar el inventario, puede localizarse mediante el examen de las tarjetas de almacén, listados, registros, etc., y otras investigaciones que puedan detectar obsolescencia, lento movimiento, etc.
  • Con la finalidad de lograr un adecuado seguimiento antes, durante y después del inventario, hasta su comparación y valuación final, es necesario que los datos que contengan los papeles de trabajo tomados por el personal de la compañía, hayan sido tomados con la mayor seriedad y responsabilidad posible, cuyos datos, en cuanto a folio del marbete, unidades contadas, unidades de medida, código o claves y otros datos de identificación, hayan sido anotados correctamente, además de lo más legible posible.

Importante el solicitar la firma de conformidad del empleado responsable de la toma física de inventarios, así como de los participantes en un primer y segundo conteo.

  • Tener en todo momento presente la ubicación de un mismo producto, para que sea contado de forma correcta, considerando que la colocación de los productos depende del espacio que se va desocupando dentro del o los almacenes, es decir, cuando nuestras mercancías y productos se localicen en distintas partes de la planta o fuera de ésta, se debe tener plenamente identificada su ubicación e ir haciendo “conteos parciales”, de éste producto y continuar con el inventario del almacén o pasillo donde nos encontramos en ese momento por ejemplo, con el propósito de optimizar tiempos.
  • Parte fundamental para asegurar el logro del objetivo de nuestra prueba, es dedicar más tiempo a la observación del adecuado cumplimiento de los procedimientos establecidos por la compañía, así como al control interno, en lugar de efectuar recuentos extensos por reprocesos o terceros conteos.
  • La determinación de materiales y mercancías en mal estado, de lento movimiento y obsoletos es de suma importancia. Esto permitirá verificar la suficiencia de la estimación registrada. La identificación de este tipo de inventarios puede efectuarse antes y durante la toma física por medio de:

a. Revisión de tarjetas de almacén, tarjetas de costos y comparación de listados de inventarios mensuales de artículos, examinando las partidas con poco movimiento, materiales usados en productos fuera de línea o descontinuados y otros.

b. Pláticas con almacenistas y personal que está colaborando en el recuento; observación de materiales con tarjetas de inventarios anteriores, deterioro físico, oxidación, polvo, artículos localizados en áreas de difícil acceso, etc.

  • Antes de finalizar el inventario y con el propósito de que se incluyan todas y únicamente las existencias propiedad de la compañía deberá asegurarse de:

a. Que todas las existencias fueron contadas.
b. Que existió un control de movimientos de materiales durante la toma de inventario, mediante el corte adecuado de documentación y utilización de prácticas como marcar “antes de inventarios” o “después de inventario”, según el caso, sobre la documentación de recepción y embarque.
c. Identificación y separación física de mercancías propiedad de terceros tales como mercancías recibidas en depósito, a consignación, a vistas o facturadas pendientes de entregar, con objeto de que se excluyan en la valuación.
El estudio de los controles establecidos por la compañía para este tipo de artículos y la investigación con el personal de la empresa nos ayudará a comprobar esto.

  • Al finalizar la toma física de inventarios, se debe elaborar una cédula o memorándum a manera de minuta, con el propósito de evaluar los procedimientos aplicados en la toma de inventarios y cuando sea aplicable anotar las desviaciones y recomendaciones sobre lo observado, en caso que así se requiera, realizar ajustes al inventario, firmando todas las personas involucradas de enteradas y que se encuentran de acuerdo con ello.

Cabe mencionar que la efectividad de los procedimientos y de los controles internos ejercidos por las compañías, ayudará día a día a tener un control adecuado de todos aquellos que se disponen para venta.

Como se observa, son varios puntos a considerar en el momento de realizar nuestros inventarios, el aplicarlos nos llevará a realizarlo de una manera adecuada y eficiente.

entregará cuando se pague el dividendo o utilidad.

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