Obligaciones contables al cierre del año
Por Roberto Almaraz.
Se acerca el fin de año, y con él la pregunta que los contribuyentes, Personas Morales y Personas Físicas, debemos hacernos: ¿Tenemos toda información de las operaciones realizadas durante el año en la organización?
La información para realizar el cierre contable se debe revisar para que de esta forma, la Contabilidad y expedientes queden concluidos correctamente, para lo cual se deben tener presentes algunas recomendaciones que nos ayudarán a prever posibles errores en el registro de la información, así como omisiones, lo que pudiera derivar en posibles sanciones.
Antes de comenzar con el citado cierre, es importante: planear, organizar, dirigir y controlar. Es decir, efectuar un análisis práctico de las principales disposiciones relacionadas con el cierre contable, con apoyo en los papeles de trabajo básicos para que de manera práctica, breve y sencilla, elaborar la Declaración Anual. Es importante mencionar que algunos rubros que estaremos mencionando se enfocan a los impuestos, rubro ligado al 100%.
En éste rubro, deberemos tener identificados:
- Enajenación de bienes y prestación de servicios.
- Anticipos por enajenación de bienes y prestación de servicios.
- Servicios personales independientes que presten las Sociedades Civiles (S.C.) y Asociaciones Civiles (A.C).
- Uso o goce temporal de bienes, Contratos de obra inmueble, incluyendo demolición, proyección, inspección y supervisión.
- Contratos de obra mueble que se ejecutan conforme a plano, diseño y presupuesto.
- Intereses normales o moratorios que se considere que formen parte del precio.
- Ajuste anual por inflación.
- Dividendos o utilidades de personas morales residentes en México.
- Dividendos o utilidades de personas morales residentes en el extranjero.
- Enajenación de terrenos.
- Enajenación de activos fijos.
- Recuperación de cuentas incobrables previamente deducidas.
- Actualización de contribuciones fiscales.
- Recuperación de compañías aseguradoras y afianzadoras por inversiones.
- Recuperación de compañías aseguradoras y afianzadoras por robo de nómina, inventarios etc.
- Deudas no pagadas por prescripción.
- Fluctuación cambiaria.
- Regalías.
- Estímulos fiscales.
- Papel de trabajo para determinar los ingresos contables, los del ISR y los de la PTU.
Otro rubro importante a revisar son las deducciones, principalmente sus requisitos para ISR:
- Devoluciones, descuentos o bonificaciones.
- Costo de lo vendido.
- Compras.
- Inversiones.
- Adquisición de terrenos.
- Pérdida en venta de terrenos.
- Salarios, prestaciones que derivan de la relación laboral, prima de antigüedad, indemnizaciones e ingresos asimilables.
- Prestaciones de previsión social.
- Aportaciones de seguridad social.
- Contribuciones.
- Accesorios de las contribuciones.
- Actualización de contribuciones.
- Donativos.
- Pagos a residentes en el extranjero con ingresos provenientes de fuente de riqueza ubicada en territorio nacional.
- Intereses.
- Ajuste anual por inflación deducible.
- Seguros y fianzas.
- Pérdidas por créditos incobrables.
- Consumos en bares.
- Gastos de viaje.
- Combustibles para vehículos.
- Provisión para primas de antigüedad.
- Otras provisiones.
- Anticipos para gastos a proveedores nacionales.
- Costo estimado de anticipos.
- Estímulo fiscal por contratante ISR no efectuadas, absorbidas como gasto.
- Otras deducciones
- Papel de trabajo para determinar las deducciones contables, las del ISR y las de la PTU.
Adicionalmente a los ingresos y deducciones, es importante tener presente los papeles de trabajo de:
- El ajuste anual por inflación.
- La renta gravable para PTU y sus diferencias con la utilidad fiscal y con el resultado fiscal para el ISR (en caso de tener empleados).
- En caso de haberse presentado disminución de las pérdidas fiscales de ejercicios anteriores, actualizadas para disminuirlas de la utilidad fiscal y determinar el resultado fiscal.
- Deducción de las inversiones (depreciaciones).
- Las conciliaciones bancarias al corriente.
- Las reevaluaciones de la cuentas de activo y de pasivo en dólares.
- Un expediente de las adquisiciones de activos no circulantes, en especial de los bienes inmuebles.
- Carpeta con los papeles de trabajo que soportan la declaración anual del ISR de los ejercicios anteriores, en caso de tener que dar seguimiento a dicha información.
- Un expediente que reúna los movimientos corporativos como distribución de dividendos, cambio de accionistas aumentos de Capital, etc.
- Tener todos los registros al día.
- Correcto registro de las operaciones, en el rubro que les corresponde.
- Clasificación correcta de la información.
- Papel de trabajo de Seguros y Fianzas.
- Regalías/Patentes/Marcas correctamente registradas, con expedientes actualizados.
- Tener generadas, todas las provisiones que corresponden al ejercicio, así sus como cantidades, con ello, disminuir la posible incertidumbre por cifras y saldos incorrectos.
“La información, deberás hablar por sí sola”, seamos especialistas, o seamos parte de la organización ajena completamente al área de contabilidad, finanzas o impuestos, deberemos entender la información financiera que (Estados Financieros) se genera con el día a día de las operaciones.
Por lo que se refiere al papel de trabajo del ajuste anual por inflación, es importante considerar:
- Procedimiento para calcularlo.
- Concepto de crédito; Concepto de deuda.
- Sanción por no registrar deudas.
- Cálculo del promedio anual de créditos y deudas.
En el caso del papel de trabajo de la disminución de la utilidad fiscal con la pérdida fiscal de ejercicios anteriores actualizada para determinar el resultado fiscal:
- Determinación de la pérdida fiscal.
- Papel de trabajo actualizado de la pérdida fiscal para su disminución.
El asiento de cierre se hace para saldar las cuentas que quedan abiertas después de haber trasladado los asientos de pérdidas y ganancias al libro mayor.
No es factible planear financiera y fiscalmente el cierre de un ejercicio sin información contable oportuna y confiable, por lo que además de una contabilidad al día, se recomienda verificar que se encuentre con información completa de:
- Bancos
- Inversiones
- Clientes
- Deudores Diversos
- Inventarios
- IVA Acreditable
- Impuestos a Favor
- Activos No circulantes
- Proveedores
- Acreedores
- Créditos hipotecarios
- Impuestos por pagar
- IVA Trasladado
- Anticipo de clientes
- Capital Social
Adicionalmente, deberemos poner atención en contar con la documentación referente a:
- Importaciones y exportaciones, realizadas durante el ejercicio.
- Contar con estudio de Precios de Transferencia (su fuese el caso).
- Tener soportadas operaciones entre filiales.
- Actas de asambleas.
- Contratos.
- Contabilidad Electrónica.
Son varios los puntos a considerar para realizar el cierre contable; sin embargo la revisión de información deberá ser fácil de concluir si mes a mes lo hemos venido registrando y soportando, además de “cerrar” y concluir de enero a diciembre durante el ejercicio en curso, durante cada mes, con todos los requisitos establecidos para ello.
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