¿Qué hacer si tu contabilidad se destruyó en un incendio, inundación o siniestro?

M.D.T. y L.C. Mabel Salazar

Los fenómenos naturales suelen darse de manera inesperada, es importante definir qué acciones seguir para salvaguardar nuestra información.

¿Qué debemos hacer si nuestros libros contables se llegasen a extraviar, destruir o perder? Recordemos que por ley debemos conservar nuestra contabilidad hasta por cinco años. Según el Art. 30 del Código Fiscal de la Federación.

Incendios, temblores, inundaciones o cualquier otra situación suele darse de manera inesperada y general en nuestro país. Son experiencias desafortunadas ante cuya magnitud es importante definir qué acciones seguir para salvaguardar, proteger o respaldar nuestra información.

No es lo mismo la pérdida del registro contable que perder los XML o los documentos notariales o jurídicos, pero de su pertinencia o relevancia dependerá si se tiene que volver a solicitar la reposición de Actas, tener un respaldo o bajar nuevamente la información de las bases de datos del mismo portal de la autoridad fiscal.

De inicio hay que pensar en realizar dos acciones:

• La primera, ir al ministerio público o a un notario para obtener un documento público, en el cual se manifieste lo ocurrido, y conservarlo hasta que se extingan las facultades de comprobación de las autoridades fiscales;
• La segunda, presentar a través del Buzón Tributario el “Aviso por la inutilización, destrucción, pérdida o robo de libros o registros contables”, dentro de los quince días hábiles siguientes al evento o hecho infortunado. Recibiendo un acuse de recibo. Claro, para ello debes contar con tu contraseña y tu e.firma vigente.

Para realizar el aviso se tendrá que adjuntar electrónicamente: el Acta del MP y un escrito libre en el que manifiestes bajo protesta de decir verdad -que la información que proporcionas es cierta-. Accediendo al portal del SAT en la sección de trámites.

Por último, habrá que realizar nuevamente la contabilidad, por decirlo de alguna manera. Pues se deberán reponer los asientos ilegibles del último ejercicio. Según el Art. 35 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación. Siempre que se puedan realizar por concentración y no de manera analítica. Esto en un plazo de cuatro meses a la fecha en que se presente el aviso ante la autoridad fiscal.

El asiento de los nuevos registros no exime de las responsabilidades administrativas o penales derivadas de los actos u omisiones relacionados con la destrucción de la contabilidad.

En conclusión, podemos decir que no solamente es saber atravesar ese desafortunado momento, sino también ir ante la autoridad y comunicarle la situación que se presentó; aclarando el ejercicio, periodo o mes afectado; pero con toda la intención de reposición de asientos contables, tal vez de manera global a fin de solucionar los daños.

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