La importancia de contar con sistemas administrativos y contables efectivos en tu despacho
Por: CPC Roberto Almaráz
Conoce la importancia de contar con un Sistema de Administración y de Contabilidad en los negocios, ya que además de facilitar tareas y ahorrar tiempo, podemos tener un buen análisis del negocio para una mejor toma de decisiones.
En México, como parte de los requisitos de llevar contabilidad, se mencionan en el Código Fiscal de la Federación (CFF), en su artículo 28 fracción III, a la letra dice:“…Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria (SAT)…”
Adicionalmente, el Reglamento del mismo Código en su artículo 34, lo retoma, en el primer párrafo se indica lo siguiente: “…Para los efectos del artículo 28, fracción III del Código, el contribuyente deberá conservar y almacenar como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposición de las Autoridades Fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación y, en su caso, deberá cumplir con las normas oficiales mexicanas correspondientes vinculadas con la generación y conservación de documentos electrónicos…”.
Como Contadores, que formamos parte de un Despacho: ¿Cuál Sistema Contable y Administrativo, qué podemos utilizar, que nos ayude a optimizar, dando una pronta respuesta y solución a nuestros clientes para la toma de decisiones?
Cualquiera de los sistemas contables y administrativos que nos encontramos en el mercado, en este momento lo que ofrecen es dar soluciones que faciliten las tareas y actividades dentro de las diferentes organizaciones, seamos un pequeño negocio (personas físicas) o grandes empresas (personas morales).
La ventaja que tiene cada uno de ellos representan diferencias al momento de planear una administración y organización de los distintos tipos de contribuyentes.
Por tal motivo, es conveniente analizar a detalle las ventajas, y en el caso de la implementación, es necesario distinguir con claridad entre sistema administrativos y sistemas contables, ya que cuentan con características propias y, dependiendo del problema en cuanto al grado de crecimiento, volumen de operaciones, diversas áreas y desarrollo de sus clientes al que se enfrente la firma, se tiene que elegir el sistema que se utilizará, de acuerdo a la eficiencia y a nuestra necesidades.
¿Qué es un sistema administrativo?
Un sistema administrativo es un paquete o programa, cuyo principal enfoque es que se dirige a socios y gerentes de despacho, que quieren tener una administración básica de la empresa y así entender el camino que día a día tienen sus recursos. Con un sistema administrativo, una empresa se propone contar con un software que mantenga un registro de clientes y proveedores, así como de los ingresos y los egresos.
Este sistema nos debe permitir brindar una información útil para interpretar la información financiera y tomar las decisiones más adecuadas para el futuro de la empresa.
Son sistemas más fáciles de usar porque no requieren de una gran capacitación para utilizarlos de manera óptima; no es necesario tener conocimientos previos en materia contable, de impuestos, declaraciones o retenciones, ya que son en su mayoría, programas muy amigables
Las pequeñas empresas y microempresarios que emprenden, requieren de estos sistemas administrativos para el crecimiento y administración eficaz de la compañía.
¿Qué es un sistema contable?
Un sistema o paquete contable, es un software dirigido a Contadores. En este caso, contrario a un sistema administrativo, es necesario tener lo que podemos denominar “conocimiento técnico” para su utilización, debido a que se trabaja con cumplimientos impositivos, rentas, retenciones, naturaleza de las cuentas, actividades que se vinculan al área contable, además del cargo y abono, entre otros.
Para utilizar un sistema contable se necesita además de los conocimientos antes mencionados, de una capacitación para aprender a manejar el software, y todas las herramientas con que cuenta, para que nuestro trabajo sea más sencillo explotando velocidad, volumen de operaciones, respaldo de la información, actualización de acuerdo a cambios en las distintas leyes y su implementación. Mientras menos pasos se tengan que hacer para realizar una tarea, mejor, y es conveniente verificar los beneficios de contar con soporte técnico en línea, las horas que tenemos sin necesidad de realizar pagos adicionales de honorarios a la contratación de licencias, las cuales regularmente son anuales.
Por ser un software especializado a integrarse a otros procesos de los contribuyentes y de uno mismo, el costo de este servicio es mayor al costo de instalar un sistema administrativo. Siendo una herramienta indispensable debido al volumen de trabajo y la necesidad de cumplir con las leyes en materia impositiva.
Recordemos que en México, tanto los recibos de nómina, como los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), anteriormente conocidos como Facturas y Recibos de Honorarios deben de timbrarse, por lo que, si bien en el mercado encontramos un proveedor que nos proporcione junto con la licencia del software contable, en ocasiones nos dan timbres ilimitados, lo cual sería un factor de ahorro, pudiendo verlo también como una buena inversión.
¿Se puede incluir nómina en un software contable?
Adicionalmente al software administrativo y contable, con todos los beneficios que supone, es posible liquidar cuentas desde nuestra casa u oficina a través de la banca electrónica, lo cual ahorra tiempo, que bien podemos invertir en otras actividades estratégicas.
Gracias a que en la actualidad los programas Administrativos, de Bancos, Contables y Nóminas se encuentran programados para sincronizarse (a través de interfaces) podemos hacer más, con menos.
Para concluir
Así como un sistema administrativo se enfoca en tomar las decisiones diarias en la empresa, el sistema contable requiere que sea utilizado por profesionales con capacitación especializada o como tal con conocimientos contables, para que la información obtenida sea precisa y comprensible.
Todos los resúmenes de datos que se pueden obtener de este sistema nos van a permitir conocer la realidad no solamente del Despacho, también la situación en la que se encuentran nuestros clientes en un mínimo de tiempo y con el mínimo de recursos y tiempo una vez que se haya capturado y registrado toda la información, de esta manera, analizar su situación y determinar cuán cerca está de alcanzar los objetivos de marcados en su presupuesto, el cual también, es una herramienta muy útil, una vez que se ha implementado y se monitorea constantemente.
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