¿Qué hacer si se pierde o se destruye la contabilidad de la empresa?
M.D.T. y L.C. Mabel Salazar
Si se pierde o se destruye la contabilidad de la empresa, es una situación que puede generar preocupación y dificultades en términos contables y legales.
A continuación, se presenta un resumen de las acciones recomendadas para abordar esta situación:
- Evaluar el alcance de la pérdida o destrucción: Determinar qué registros y documentos se han perdido o dañado. En pocas palabras: hacer un inventario. Y buscar los responsables de dicha pérdida. Esto incluye estados financieros, libros contables, facturas, recibos, documentos de impuestos, contratos y cualquier otro registro relevante.
- Tomar medidas inmediatas: Es importante actuar rápidamente para minimizar las consecuencias. Esto implica notificar de inmediato a los responsables internos, como el contador o el departamento financiero, para que tomen medidas y evalúen el impacto. De hecho, la autoridad te permite un periodo de cuatro meses contados a partir de la fecha en que presente el aviso (Aviso por la inutilización, destrucción, pérdida o robo de libros o registros contables) para reponer los puntos señalados en el artículo 35 del CFF.
- Recuperar copias o documentos alternativos: Buscar cualquier copia o respaldo de la contabilidad que pueda existir en formato físico o digital. Esto puede incluir copias de seguridad, archivos electrónicos guardados en sistemas de almacenamiento en la nube, registros impresos almacenados en otro lugar, entre otros. Si se encuentran copias de seguridad, se deben utilizar para recuperar la información faltante.
- Reconstruir la contabilidad: En ausencia de copias o respaldos, será necesario reconstruir los registros contables perdidos. Esto implica recopilar información de fuentes secundarias, como extractos bancarios, facturas de proveedores, estados de cuenta de clientes y otros documentos relacionados con transacciones financieras. La colaboración con un contador o asesor financiero puede ser fundamental para esta tarea.
- Comunicarse con las autoridades competentes: En caso de pérdida o destrucción significativa de la contabilidad de manera física o con sospecha de algún responsable, sería ante las autoridades correspondientes y también es recomendable informar a las autoridades fiscales. Esto puede implicar comunicarse con el Servicio de Administración Tributaria (SAT) u otras instituciones pertinentes para notificar la situación y buscar orientación sobre los pasos a seguir. Como lo de realizar el trámite de Aviso de robo o pérdida contable.
- Mantener registros precisos y actualizados: Una vez que se haya superado la situación de pérdida o destrucción de la contabilidad, es fundamental implementar medidas para evitar que esto ocurra nuevamente. Esto incluye establecer un sistema de archivo y respaldo adecuado, tanto físico como digital, y mantener registros actualizados de manera regular.
En todos los casos, se recomienda buscar el asesoramiento de profesionales contables o asesores fiscales para obtener orientación específica sobre cómo manejar la situación de pérdida o destrucción de la contabilidad de la empresa, ya que las acciones a tomar pueden variar según la jurisdicción y la situación particular.
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