7 pasos para iniciar tu despacho contable

7 pasos para iniciar tu despacho contable

Por: Roberto Colín.

Muchos Contadores, hemos tomado la decisión de emprender, creando nuestro propio despacho, lo cual es significa para muchos independencia y el forjar un patrimonio.

Sin embargo es importante tener presente el rumbo que debemos seguir y sentar las bases para ello desde un principio. Entre otras preguntas que habrá que responder son:

1. ¿Bajo qué Régimen darnos de alta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), vía Servicio de Administración Tributaria (SAT)?

Quizás, ésta es una de las preguntas más difíciles de tomar al principio, sobre todo porque nos interesa comenzar a obtener recursos y a captar clientes en el corto plazo. Muchos de nosotros ya tenemos años de experiencia, colaborando en un despacho similar al que tenemos la convicción de crear, otros trabajando en empresas o participando en el Gobierno, dentro dependencias a todos los niveles.

El común denominador, es que estuvimos dados de alta la gran mayoría en el régimen de Sueldos y Salarios, y en el de Asimilados a Honorarios, ¿Qué significa?, deberemos acudir al SAT a darnos de alta como Persona Física (PF) y a obtener nuestra firma electrónica, adicionalmente, como ya habremos incrementado (en caso de continuar percibiendo un salario) nuestras Actividades Económicas, y Regímenes Fiscales, podremos facturar por concepto de nuestros propios servicios.

De forma paralela, llevar a cabo el proceso de la creación de una Persona Moral toma tiempo. Para la elaboración del objeto social que se informará al SAT, debemos tener lista la Constancia de Situación Fiscal actualizada, y saber quién o quiénes serán nuestros socios, ¿Contadores, Administradores, Economistas, Abogados?, sin duda esto da la pauta para posibles asesorías y consultores de tiempo completo en la firma, indispensables para brindar un servicios de calidad y la dirección hacia dónde vamos y cómo nos vemos en un futuro.

Si comienzas dando el servicio como persona física, debes saber que el trámite para constituir una Sociedad se lleva desde que se firma el documento original, hasta que es liberado por parte del Registro Público de la Propiedad entre 90 hasta 180 días, principalmente por cambios en los programas utilizados por las dependencias en el software que utilizan y que cada Estado de la República, lo realiza de forma independiente al resto.

2. ¿Iniciar con capital propio o solicitar un financiamiento?

Para dar por inaugurado el despacho y entrar en funciones, conocemos diferentes formas de obtener recursos. Es importante analizar las opciones de financiamiento que se nos presentan y elegir la que consideremos la más adecuada a las características de nuestro proyecto.

a) Recursos propios

Financiar con recursos propios es la forma más utilizada por la mayoría de los Contadores (pequeños empresarios), aunque generalmente los recursos pueden ser insuficientes, por ello es importante aprovechar al máximo lo que tengamos en cantidad, e independiente de la decisión que hayamos tomado, tener presente la elaboración de un presupuesto, con el cual, también podremos aprovechar al máximo nuestro tiempo. Utiliza los ahorros o tarjetas de crédito si es el caso (de forma responsable), para reducir tu inversión inicial. Y de ser necesario, contempla vender tu auto, o alguna otra propiedad, recordemos que es una inversión para nosotros mismos, para nuestro Patrimonio.

b) Familiares y amigos

Si no contamos con dinero suficiente, una alternativa puede ser pedir financiamiento a familiares o amigos, quienes probablemente aceptarán si están conscientes de nuestra capacidad y responsabilidad. Como buenos Contadores, es importante cumplir con todas las formalidades administrativas, firmar un contrato donde se especifique si se trata de un préstamo o de una inversión, y mantener comunicación constante con quien(es) nos otorgan el financiamiento.

La ventaja de pedir prestado a tus seres queridos es que por lo general no estamos obligados a pagar intereses, ni tener que devolver el dinero lo antes posible o en una fecha límite. La desventaja es que podemos deteriorar la relación en caso de no devolver el dinero. Sin embargo y pensando que nuestro despacho, comenzará siendo una Pequeña y Mediana Empresa (Pyme), éste puede ser en un principio.

El único problema que se puede observar, es que este capital tiene su límite, y en muchas ocasiones no es suficiente para la visión a futuro, por ello es importante dar a conocer nuestros servicios en la zona que decidamos sea nuestro centro de operaciones, además de con los mismos familiares, amigos y colegas.

c) Socios

Es importante buscar una persona que quiera compartir el riesgo de la creación del negocio (que al final de cuentas, todo negocio del tipo que sea, incluye en mayor o menor medida un riesgo), e invertir junto con uno mismo. Lo recomendable es tener socios que tengan las mismas motivaciones y aspiraciones que nosotros. Lo ideal es que invierta el mismo capital y aporte otros recursos complementarios.

La desventaja de tener un socio es que más adelante puede haber desacuerdos, disputas, diferencias, que regularmente siempre las hay, principalmente al inicio y cuando no se alcanzan los objetivos planteados al inicio. Por ello la importancia, valga la expresión, de elegir bien.

3. ¿Tenemos equipos de cómputo, telefonía y servicio de Internet, una infraestructura?

El uso de líneas telefónicas e Internet en los despachos son parte importante de la infraestructura, de tal manera que la calidad de nuestros proveedores en éstos servicios puede afectarnos con facilidad.

a) Velocidad
b) Máximos de datos
c) Apoyo técnico al cliente
d) Flexibilidad
e) Seguridad
f) Confiabilidad

4. ¿Qué paquete contable, de nóminas, administración elegir?

Hay indicadores que se muestra a México como uno de los países mejores posicionados en América Latina en la emisión de facturas electrónicas. Obligación que comenzó en 2011 para todos los contribuyentes del país. Una de estas obligaciones es la Contabilidad Electrónica, la cual consiste en hacer los registros y asientos contables a través de medios electrónicos conocidos como software, es decir, un “Paquete Contable”. Desde enero de 2016, todos los contribuyentes debemos enviar nuestra Contabilidad Electrónica. Conforme a los requisitos establecidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y el Sistema de Administración Tributaria (SAT).

Algo importante que deberemos tomar en cuenta al momento de elegir un paquete o programa contable, tiene que ver con la automatización de todo el proceso de la Contabilidad que nos pueda brindar: desde la captura y registro de información para simplificar actividades y tiempos, hasta la generación de reportes, las herramientas adicionales que nos ayuden, no sólo “con el cargo y el abono”, sino también a mostrar visualmente, de forma sencilla en donde se encuentran los negocios y empresas de nuestros clientes, actualizado con los cambios constantes que Hacienda emite constantemente y que se implementen en un período de tiempo corto, capacidad amplia en función a la carteara de clientes que vayamos incrementando y el volumen de los registros que cada uno de ellos vaya teniendo, apoyado con datos de valor, como pueden tendencias entre un mes, un año con otro, reportes donde podamos ver mes a mes el comportamiento de cada una de las cuentas que tengan movimientos sin la necesidad de realizar muchos pasos, optimizando tiempos.

El no estar actualizado y familiarizado con ésta tecnología, nos ocasionaría problemas como no cumplir en tiempo y forma con disposiciones y obligaciones fiscales, mayor carga de trabajo, probablemente un incremento en la carga impositiva, posiblemente sanciones, adicionalmente a lo anterior, quedar fuera del mercado.

5. ¿Rentar una oficina o comenzar en casa?

Como lo mencionamos anteriormente, el hecho de tener un presupuesto limitado puede ser un motivo importante para considerar e iniciar nuestro despacho en nuestra propia casa,y los recursos que podrían servir para el pago de una renta, pueden ser utilizados en pago a nuestro equipo de trabajo, la compra de insumos, por mencionar sólo unos ejemplos, a continuación en listamos una serie de ventajas de comenzar así nuestro negocio y como lo hemos mencionado también nuestro patrimonio.

  • No se gasta en la compra o renta de un local.
  • No es necesario solicitar un permiso para hacer remodelaciones ante las autoridades.
  • Se ahorra tiempo en el desplazamiento de un lugar a otro.
  • Se trabaja en un ambiente cómodo, en un ambiente familiar, siendo tú casa, tienes a la mano todas las cosas y herramientas que necesitas, conforme vayamos creciendo en cartera y en empleados, en ese momento evaluar el continuar laborando en casa, o ahora sí, mudarnos a una oficina.
  • Estás cerca de tus seres queridos, lo cual te permite, por ejemplo, estar con ellos durante parte del día (el tiempo que bien te ahorraste no estando en el tráfico), si se llega a presentar una emergencia, atenderla.
  • Comer, en la medida de lo posible, más sano.

Por el otro lado, si el emprender nuestro despacho en casa no es una opción, ¿qué tipo de oficina es mejor para nosotros que estaríamos catalogados en un inicio como emprendedor o Pyme?

Existen diferentes tipos de oficinas que podemos contratar; evitando gastar nuestros recursos en adquirir un inmueble y adecuarlo a nuestras necesidades, con ello podemos  evaluar si reducimos costos en instalación, contratación y mantenimiento. Lo que debemos de tener presente al momento de elegir una oficina para trabajar en ella es:

  • Ubicación y dirección. Tener una buena dirección comercial impresiona a nuestros clientes; sin embargo, lo importante es que nuestros clientes “sepan qué puerta ir a tocar”. Recuerda, lo más importante es lograr la confianza del cliente ganada a través de oficina, nos da imagen y presencia, seriedad y sobre todo formalidad.
  • Servicios. Conocer cuáles son los beneficios de estar en ese establecimiento, por ejemplo tener café o té, agua, algún otro tipo de beneficio incluido o si tiene algún costo extra.
  • Competencia. Importante hacer nuestra labor de investigación para saber qué empresas o negocios se encuentran instaladas, en el mismo complejo o edificio de oficinas, ya que esto nos evitará tener como vecino de puerta, a la competencia.
  • Uso de suelo. Verifica que la oficina por rentar tenga el uso de suelo de carácter empresarial.
  • Instalaciones. Revisa los áreas a las que se tendrá acceso y cuál es el costo extra si utilizamos una sala de juntas.
  • Alianzas. Siendo Contadores, podemos verificar si es necesario generar alianzas con Abogados, profesionales de marketing, aseguradoras, entre otros profesionales.
6. ¿Contratamos personal?

Cuando llevamos poco tiempo funcionando como Despacho somos “El Todólogo”: quien promueve al despacho, quien visita a los clientes, el que acude a las reuniones de emergencia, quien realiza los registros contables y determina los impuestos, somos el asesor y consultor, quien acude a realizar todo tipo de trámites. Lo anterior, por la sencilla razón que dispones de tiempo y por el hecho que la cartera de clientes no es tan grande. Conforme vamos creciendo, se debe establecer los pasos a seguir: ¿Contratamos personal o podemos continuar nosotros solos?

Crecer la cartera de clientes va de la mano con la contratación de un equipo de trabajo que nos ayude a cumplir con los acuerdos. Vale la pena evaluar si contratar a estudiantes que podamos capacitar y por los que responderemos ante alguna contingencia o eventualidad, o bien contratar profesionales con experiencia de varios años, que sea encargado del manejo de todo el equipo. Se trata de la persona que aporta la experiencia.

No es fácil competir, identificar oportunidades de negocio y ver más allá de la realidad inmediata. El colaborador con experiencia podrá cumplir con esa función, además de ser la persona de enlace precisamente con el equipo operativo y con quienes tengan la responsabilidad decisiones que quizás él no pueda tomar.

7. ¿A qué sector nos dirigimos para captar clientes y cuáles certificaciones o postgrados tenemos?

Parece sencilla ésta pregunta; sin embargo debemos analizarla con cuidado al momento de formar nuestro despacho:

  • ¿Estamos titulados a nivel licenciatura?
  • ¿Tenemos grado de maestría, doctorado, alguna especialidad?
  • ¿Somos Contadores Públicos Certificados?
  • ¿Contamos con Registro ante la SHCP, para auditar y dictaminar Estados Financieros?
  • ¿Tenemos el Registro con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), para realizar auditorías y emitir dictámenes ante ésta autoridad?
  • Además de los registros antes mencionados, ¿hemos colaborado y participado en auditorías y por consecuencia, tramitado y realizado Registro ante el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT)?
  • En la Ciudad de México ante la Secretaria de Finanzas, ¿se ha tramitado Registro para Dictaminar sus Contribuciones Locales?

Las anteriores preguntas nos ayudarán a conocer qué servicios directamente podemos ofrecer nosotros: registro de contabilidades y presentación de impuestos únicamente, o podemos ofrecer los servicios de las distintas auditorías a nivel local o federal, aquí viene la importancia de que en caso de que nosotros no tengamos los registros, nuestro socio sí los tenga, en su defecto realizar alianzas con colegas que tengan los registros y que podamos ofrecerlos como nuestros.

Conclusión

Al iniciar nuestro despacho podemos combinar nuestro empleo con el emprendimiento, la razón principal, es que los clientes no llegan solos, deberemos salir a la calle y “tocar puertas”, lo que no es sencillo y podría generar una desmotivación importante. Una vez que contemos con una cartera y recursos constantes, tendremos la estabilidad económica para dedicarnos al 100% en el negocio y con ello motivarnos para seguir adelante.

Recordemos que las estadísticas indican que un negocio se consolida en el quinto año de operación. Ten presente este dato. Por último, deseo compartir los tres consejos que en su momento me dieron, hace nueve años, cuando me veían angustiado y desmotivado:

1. No te desesperes,
2. No te desesperes, y
3. No te desesperes

“No hay mejor recomendación, que tú trabajo hable por ti”.

 

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