Administración de las cuentas por cobrar y por pagar para mejorar la liquidez
Por: Jorge Arturo Jiménez Sierra
Desafortunadamente, la pandemia a causa de la enfermedad covid-19 trajo consigo —además de la trágica pérdida de miles de vidas y secuelas físicas y psicológicas incalculables—, una crisis económica y su consecuente afectación social, lo que creó una situación difícil para las empresas en México.
El freno de la economía se viene gestando desde julio de 2018, la cual se aceleró notablemente en 2019. Hoy, la principal afectación se encuentra en la apertura pendiente de los negocios, lo que se ha dado por denominar la Nueva Normalidad.
También hay que mencionar que las preocupaciones varían según el tamaño y contexto de la empresa; las que venden a crédito requieren una administración contingente que relacione las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas apropiadas para alcanzar eficazmente el principal objetivo de la organización, que es la liquidez.
Por tal motivo, deberán revisar los estatus de sus cuentas por cobrar:
- Las vigentes y los plazos de vencimiento
- Las vencidas y el reporte de antigüedad de saldos
- Las nuevas y sus plazos
- Los presupuestos de ventas a crédito
Para el primer caso, será necesario revisar si el cliente mantiene una situación financiera que le permita cubrir en el plazo otorgado; en caso contrario, renegociar una forma de pago.
La situación de cuentas por cobrar vencidas permitirá valorar si las políticas de crédito y cobranza fueron eficientes para generar más ventas y mantener buenas relaciones con los clientes; en caso contrario, la falta de un control automatizado de las cuentas fue el origen, por lo que será necesario un proceso de recuperación o renegociación.
Para las cuentas nuevas, el financiamiento a través del factoraje puede ayudar a la liquidez de la empresa. Recibir pagos más rápido logrará liberar las presiones causadas por las obligaciones, calificar para opciones adicionales de financiamiento, acceder a descuentos por pronto pago y mucho más.
Para administrar el alma del negocio que son las cuentas por cobrar, es indispensable comenzar con la inversión, mediante la determinación por el volumen de las ventas a crédito y por el plazo promedio en días, que transcurre entre la fecha de venta y la fecha de cobranza.
Cuentas por cobrar de ventas a crédito=(Cuentas por cobrar )/(Ventas netas a crédito)
El resultado representa el porcentaje de las ventas anuales pendientes de ser liquidadas por los clientes. También se debe conocer la rotación de las cuentas en veces y días promedio.
Rotación de cuentas en veces=(Ventas a crédito)/((Saldo inicial de cuentas por cobrar+Saldo final de cuentas por cobrar)÷2)
Rotación promedio en días= ((Saldo inicial de cuentas por cobrar+Saldo final de cuentas por cobrar)÷2)/(Ventas a crédito ) X 360 dias
En segundo lugar, establecer las políticas de crédito, proceso que comprende las actividades orientadas a la decisión de conceder crédito a clientes y aquellas encaminadas a recuperarlas para elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión, mediante:
- Reducir al máximo la inversión de cuentas por cobrar en días de cartera.
- Administrar el crédito con procedimientos ágiles y términos competitivos.
- Evaluar el crédito en forma objetiva.
- Mantener la inversión en cuentas por cobrar al corriente, evitar la cartera vencida.
- Vigilar la exposición de las cuentas por cobrar ante la inflación y la devaluación.
En ocasiones, la falta de calificación del crédito provoca cartera vencida. Para ello, se debe analizar mediante una herramienta conocida como las Cinco C:
- C1, Conducta. Historial del solicitante para satisfacer sus obligaciones financieras, contractuales y morales. Es una medida cualitativa por medio de información crediticia.
- C2, Capacidad. Es la disposición del solicitante de pagar el crédito. Es una medida cuantitativa que se estima a través de la información financiera histórica y un juicio subjetivo de las posibilidades del cliente.
- C3, Capital. Es la solidez de la estructura financiera del solicitante, al estimar la congruencia de los recursos solicitados con su giro principal.
- C4, garantía Colateral. Es el importe de los bienes ofrecidos por el cliente para garantizar el crédito concedido. Pueden constituirse con las propias garantías del bien o con otros bienes dados en garantía como seguridad del pago; en otros casos, se puede recurrir a fianzas o seguros.
- C5, Condiciones. Se determina el comportamiento de la industria en su conjunto.
En seguida, las políticas de cobro para obtener la recuperación de las cuentas por cobrar vencidas. Mediante la elaboración de un cuadro de riesgo, se conoce la calidad de la cobranza y la estrategia de recuperación que se debe utilizar, además de calcular el costo por la reserva de cuentas incobrables. Por último, será necesario contar con un equipo humano calificado y un sistema que permitan dar seguimiento oportuno a las cuentas por cobrar.
Es de primordial importancia el seguimiento y control de los movimientos contables de estas, para evitar reflejar pérdidas en los resultados de los estados financieros, situaciones fiscales y, sobre todo, conservar la liquidez del negocio.
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