Contabilidad en la Nube: Válido el requisito de su conservación en el domicilio fiscal del contribuyente
L.C. César Aguilar Aguilar
La Nube no es una entidad física, sino una red enorme de servidores remotos de todo el mundo que están conectados para funcionar como un único ecosistema, diseñados para almacenar y administrar datos.
La Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR), en su artículo 76, señala que los contribuyentes que obtengan ingresos de los señalados en el Título II “De las Personas Morales”, además de las obligaciones establecidas en otros artículos, tendrán la obligación llevar la contabilidad de conformidad con el Código Fiscal de la Federación (CFF), su Reglamento y el Reglamento de dicha Ley. Dicha obligación también la encontramos en el artículo 86 de la misma legislación, pero ahora en el Título III “Del Régimen De Las Personas Morales Con Fines No Lucrativos”. Mientras que la obligación de llevar contabilidad para personas físicas la encontramos en los artículos 110, 118 y 147 del Título IV “De las Personas Físicas”.
Por su parte, el artículo 32 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) señala que los obligados al pago de este impuesto y las personas que realicen los actos o actividades a que se refiere el artículo 2-A de dicho ordenamiento tienen, además de las obligaciones señaladas en otros artículos, la obligación de llevar contabilidad de conformidad con el CFF y su Reglamento.
En este sentido, el artículo 28 del CFF señala que la contabilidad se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes.
En la misma disposición se establece que los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento del CFF y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria (SAT). La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
Asimismo, el artículo 34 del Reglamento del CFF menciona que los contribuyentes deberán conservar y almacenar como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposición de las autoridades fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación y, en su caso, deberá cumplir con las normas oficiales mexicanas correspondientes vinculadas con la generación y conservación de documentos electrónicos.
La disposición en comento, también precisa que los contribuyentes podrán optar por respaldar y conservar su información contable en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que mediante reglas de carácter general autorice el SAT.
Si bien es cierto que el artículo 28 del CFF no hace referencia al concepto de Nube, también es cierto que si incluye los conceptos de discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos.
Por lo tanto, para efectos de nuestro análisis resulta conveniente definir el término conocido en el medio informático como “nube”. De acuerdo con Microsoft, la definición de la nube puede parecer poco clara, pero, básicamente, es un término que se utiliza para describir una red mundial de servidores, cada uno con una función única.
La Nube no es una entidad física, sino una red enorme de servidores remotos de todo el mundo que están conectados para funcionar como un único ecosistema. Estos servidores están diseñados para almacenar y administrar datos, ejecutar aplicaciones o entregar contenido o servicios, como streaming de vídeos, correo web, software o medios sociales.
En lugar de acceder a archivos y datos desde un equipo personal o local, accede a ellos en línea desde cualquier dispositivo conectado a Internet, es decir, la información está disponible dondequiera que vayas y siempre que se necesite.
Por lo tanto, es claro que aun y cuando el CFF y su Reglamento no incluyen como medio de almacenaje la Nube, esto no significa que con su utilización se incumpla con el requisito de mantener la contabilidad en el domicilio fiscal del contribuyente, pues como lo establece el Reglamento del CFF, el contribuyente está obligado a poner a disposición de las autoridades fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación, lo cual, actualmente ya ocurre cuando los contribuyentes le dan acceso a las autoridades fiscales a la información y documentación que se encuentra almacenada en la Nube.
Los sistemas de contabilidad en la Nube son aplicaciones para trabajar la contabilidad de una empresa alojado en un servidor de Cloud Computing, esto implica acceder a todos los beneficios que proporciona una aplicación en la Nube, es decir, la contabilidad está almacenada en un servidor remoto, provisto por una compañía, que se encarga de mantener esta información segura y alojada en la web.
Por último, es importante recordar que también el Código de Comercio, en su artículo 33, señala que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.
El sistema a que se refiere podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio.
¡Síguenos en Facebook!
Contenido relacionado con esta nota:
- Contabilidad en la Nube: Aspectos fiscales a considerar
- Implicaciones fiscales por llevar la Contabilidad en la Nube
- Uso de la Nube: herramienta que no debe faltar en la administración del negocio
Consulta nuestras últimas entradas:
- Situaciones en las que la autoridad fiscal puede congelar cuentas bancarias
- SCJN valida los requisitos de la subcontratación laboral
- Efecto fiscal por obtener la condonación de una deuda