Implicaciones fiscales por llevar la Contabilidad en la nube

Por: L.C. César Aguilar Aguilar.

Antes de analizar cuáles son las implicaciones fiscales relativas a depositar la Contabilidad de un negocio en la nube, es importante revisar las disposiciones mercantiles y fiscales que establecen la obligación de llevar Contabilidad.

Primero debemos atender a lo dispuesto en el Código de Comercio que, en su artículo 33, señala que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. El sistema a que se refiere podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio, satisfaciendo los siguientes requisitos mínimos:

a) Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas.
b) Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa.
c) Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio.
d) Permitirá conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales.
e) Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar la corrección del registro contable y para asegurar la corrección de las cifras resultantes.

Ahora bien, en materia fiscal, la Ley del Impuesto Sobre La Renta (LISR), en su artículo 76, señala que los contribuyentes que obtengan ingresos de los señalados en el Título II “DE LAS PERSONAS MORALES” —además de las obligaciones establecidas en otros artículos— tendrán la obligación de llevar la contabilidad en conformidad al Código Fiscal de la Federación (CFF), su Reglamento y el Reglamento de dicha Ley, así como efectuar los registros en la misma. Esta obligación también la encontramos en el artículo 86 de tal legislación, pero ahora en el Título III “DEL REGIMEN DE LAS PERSONAS MORALES CON FINES NO LUCRATIVOS”. Mientras que la obligación de llevar contabilidad para personas físicas la encontramos en los artículos 110, 118 y 147 de la LISR.

Por su parte, la Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA), en su artículo 32, indica que los obligados al pago de este impuesto y las personas que realicen los actos o actividades a que se refiere el artículo 2-A de dicho ordenamiento tienen —además de las obligaciones señaladas en otros artículos— la obligación de llevar Contabilidad de conformidad con el CFF y su Reglamento.

En este sentido, el artículo 28 del CFF señala que la Contabilidad se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, así como la documentación comprobatoria de los asientos respectivos y de toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, más la que obliguen otras leyes.

En la misma disposición se establece que los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan en el Reglamento del CFF y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria (SAT). La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.

Asimismo, el artículo 34 del Reglamento del CFF menciona que los contribuyentes deberán conservar y almacenar como parte integrante de su Contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposición de las autoridades fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación y, en su caso, deberá cumplir con las normas oficiales mexicanas correspondientes vinculadas con la generación y conservación de documentos electrónicos.

La disposición en comento también precisa que los contribuyentes podrán optar por respaldar y conservar su información contable en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que autorice el SAT mediante reglas de carácter general.

En segundo lugar, debemos considerar lo relativo a la nube, donde, de acuerdo con Microsft, la definición de la nube puede parecer poco clara, mas es un término utilizado básicamente para describir una red mundial de servidores, cada uno con una función única.

La nube no es una entidad física, sino una red enorme de servidores remotos de todo el mundo que están conectados para funcionar como un único ecosistema. Estos servidores están diseñados para almacenar y administrar datos, ejecutar aplicaciones o entregar contenido o servicios, como streaming de videos, correo electrónico, software de ofimática o medios sociales.

En lugar de acceder a archivos y datos desde un equipo personal o local, se accede a ellos en línea desde cualquier dispositivo conectado a Internet; es decir, la información está disponible dondequiera que se vaya y siempre que se necesite.

Después de haber revisado las disposiciones legales en materia mercantil y fiscal, así como la definición de la nube informática, podemos destacar:

1. Los comerciantes están obligados a llevar y mantener un sistema de Contabilidad adecuado, el cual podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio. En el caso que nos ocupa, la nube es un instrumento y/o recurso en donde se lleva y mantiene el sistema contable de los contribuyentes; o sea, la Contabilidad y su documentación soporte.
2. La Contabilidad y la documentación comprobatoria de los registros o asientos contables deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente. Es claro que, con el uso de la nube, puede accederse a los archivos y datos desde un equipo personal o local, pues la información está disponible dondequiera que se vaya y siempre que se necesite, incluyendo el domicilio fiscal de los contribuyentes.
3. Los contribuyentes están obligados a conservar y almacenar como parte integrante de su Contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables, así como los diagramas del mismo.
4. Lo anterior representa la principal obligación fiscal que tienen los contribuyentes obligados a llevar contabilidad y que tienen a bien procesarla y almacenarla en la nube informática.

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