Desarrollo de proveedores internacionales
Por: Fernando Castro Hernández
Conoce los aspectos más relevantes que se deben considerar al momento de tener operaciones con proveedores del extranjero, ¿qué debes verificar?, ¿cómo evitar conflictos?
Es muy probable que, en su entorno profesional, alguno de sus contactos le haya recomendado importar mercancías para surtir sus inventarios, adquirir materiales o manufacturas de otros mercados. China se ha convertido en el proveedor del planeta, no solo de materias primas, también ofrece componentes, materiales intermedios y producto terminado y listo para su comercialización; sin embargo, encontrar un proveedor confiable puede resultar un proceso complejo.
Es recomendable que, antes de incursionar en los mercados internacionales, valide si los materiales que requiere se ofertan en el mercado nacional. Si bien es cierto que pudieran existir cientos de proveedores internacionales, hay un elemento clave que debería de influir en la compra y que podríamos denominar Factibilidad de la Importación.
Importar no es un proceso sencillo en nuestro país: es muy probable que requiera del padrón de importadores, cumplir con regulaciones, normativas, permisos y certificaciones aplicables al producto; sin dejar de lado las implicaciones fiscales y financieras, la barrera del idioma al intentar negociar, el tiempo de entrega, el dominio de la logística internacional, los incoterms y el conocimiento de los medios de pago internacionales. También debe tener en cuenta la aplicación de garantías, devoluciones y posibles disputas.
Es muy común ver como cientos de embarques que provienen del extranjero son abandonados en la aduana por yerros al planear la liberación de la carga: generalmente no pueden acreditar el cumplimiento de las regulaciones o no han considerado la carga financiera del costo logístico y tributario, situación que los orilla a perder la mercancía. Por último, debemos recordar que existe un riesgo implícito en las operaciones de comercio exterior, ya sea por desastres naturales, robos, manipulación de carga, contaminación y variaciones cambiarias.
Podríamos definir el desarrollo de proveedores como el proceso que se lleva a cabo para construir relaciones duraderas con los proveedores, fundamentadas, principalmente, en principios y valores mutuos que garanticen la sostenibilidad de los compromisos pactados tras identificar las necesidades de la empresa. Algunos, erróneamente, consideran que desarrollar un proveedor es mantener un trato comercial constante y en buenos términos con algún distribuidor que derive en precios bajos y crédito.
Existen ciertos pasos que podría tener en cuenta para practicar su desarrollo de proveedores internacionales:
1. ¿Dónde puede encontrar proveedores internacionales?
En México, existen ferias internacionales, portales especializados, revistas, directorios y rondas organizadas por la Secretaría de Economía o por algunos despachos independientes que buscan acercar a los empresarios a ofertas de negocio internacionales. Portales B2B como 1688, Alibaba, ThomasNet y WholesaleCentral concentran una buena cantidad de proveedores asiáticos y estadunidenses.
2. ¿Cómo evaluar el producto y los proveedores?
En el ámbito internacional, siempre es buena idea solicitar muestras; algunos proveedores no cobran por ellas, solo requieren el pago del servicio de mensajería. La evaluación del proveedor internacional puede comenzar con la razón social; en el caso de China, las empresas deben identificarse como fabricantes (manufacturers) o intermediarios comerciales (trading companies). El domicilio declarado también puede ser verificado por las aplicaciones de geolocalización; en caso de que se localicen dentro de un edificio o al interior de una zona financiera o corporativa, podríamos pensar que se trata de las oficinas centrales o que es un intermediario.
Adicionalmente, es necesario validar en sitio al proveedor. Para esto, puede acudir a empresas que practican estudios de auditoría en origen y encomendarles que concentren su atención en ciertos puntos finos que quisiera conocer del proveedor: su capacidad instalada, procesos de calidad, tipos de maquinaria que utiliza, confronta de registros fiscales y certificaciones internacionales; inclusive, podría encargar una auditoría sorpresa, buscando posibles violaciones a la propiedad industrial o descartar la contratación de jóvenes e infantes para los procesos productivos.
Las auditorías en origen pueden practicarse en distintos momentos, desde la validación del proveedor, la calidad durante la fabricación del pedido o el embarque y una vez que se posiciona en el contenedor para la travesía internacional en un puerto de despacho.
3. Cantidades Mínimas de Orden o Minimum Order Quantity (MOQ).
Algunos proveedores internacionales ofrecen precios altamente competitivos, pero el descuento estará condicionado por una orden de compra sustancial. Generalmente, solicitan anticipos o garantía de pago a través de crédito documental antes de comenzar los procesos de manufactura, por lo que el conocimiento de las formas de pago internacionales es esencial.
4. Medir a sus proveedores.
Los indicadores de desempeño o Key Performance Indicators (KPI) son fundamentales para validar el nivel de satisfacción que brinda cada uno de los proveedores en áreas específicas del negocio; inclusive, le permitirán conocer las áreas de oportunidad de los productos o servicios recibidos.
5. Diagnóstico de las capacidades del proveedor.
Se refiere a conocer no solo sus capacidades de manufactura y entrega de pedidos, también le permitirá conocer si el proveedor puede ayudarle a personalizar pedidos de acuerdo con sus instrucciones, ya sea para el empaquetado, etiquetado, etcétera.
6. Plan de mejora continua y auditoría preventiva.
A través de procesos de mejora, se perseguirá la excelencia de la compañía, identificando áreas de oportunidad que podrían sugerir mejoras en la calidad, reducción de costos, eliminación de retrabajos, etc. Una vez que se defina un plan de acción, deberá encomendarse a un responsable verificar que las mejoras cumplan con las metas establecidas en los tiempos determinados.
7. Control de calidad.
Al recibir sus embarques o servicios, deberá validar que se cumplen los estándares señalados en el contrato u orden de compra; es importante, también, determinar si existen variaciones en las entregas (mercancías faltantes o sobrantes), así como posibles desviaciones en la calidad de impresión, tipo de materiales, daños, pérdidas por envases y embalajes insuficientes, etcétera.
8. Defina un plan de embarque.
Al buscar proveedores internacionales de productos o servicios, debe considerar las capacidades de su corporación para diseñar la logística de importación. Es indispensable contar con una red de proveedores logísticos y aduaneros que le den soporte al movimiento internacional de la carga, el despacho aduanero y la correcta determinación y pago de impuestos, así como al cumplimiento de las regulaciones y normativas que marca la legislación nacional.
9. Comunicación.
Podría ser un aspecto crítico en los negocios internacionales. El problema con la comunicación de una empresa con proveedores internacionales comienza con la diferencia del idioma, pero también se afecta con los husos horarios y la terminología de cada región. Las negociaciones comerciales con sus proveedores deberán soportarse en sólidos contratos y órdenes de compra precisas.
Desarrollar proveedores confiables representará que su corporación reporte un aumento en la rentabilidad, al generar alianzas estratégicas de largo plazo que se adapten a las necesidades de ambas partes. Es importante una comunicación constante con sus proveedores para evitar contingencias y disputas. El desarrollo de proveedores es una actividad constante que requiere colaboración; en las relaciones de largo plazo, es posible que se desarrollen fuertes lazos de confianza que permitan, inclusive, compartir información estratégica en beneficio del crecimiento conjunto.
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