En la gestión contable y fiscal de cualquier empresa, la correcta adquisición de mercancías no solo representa un proceso operativo esencial, también una oportunidad clave para optimizar cargas fiscales, mantener finanzas ordenadas y cumplir con las exigencias del SAT. Sin embargo, cometer errores en este proceso puede ocasionar la pérdida de deducciones importantes, multas o auditorías imprevistas.
Por ello, es fundamental – para cualquier profesional que busca una contabilidad precisa, deducciones válidas y el cumplimiento riguroso de la normatividad vigente-, dominar cada etapa del tratamiento contable y fiscal de la adquisición de mercancías.
En este artículo te explicamos qué se considera una adquisición de mercancías, cuál es el rol del CFDI y su clave G01, cómo es el proceso contable correcto, qué requisitos establece el SAT para que estas compras sean deducibles y qué hacer si se cometió un error en la clave del comprobante.
Prepárate para resolver tus dudas y tomar mejores decisiones contables con este contenido pensado para quienes buscan precisión, cumplimiento y eficiencia fiscal.
¿Qué es la adquisición de mercancías en contabilidad?
Se conoce como adquisición de mercancías al proceso mediante el cual una empresa compra bienes para su reventa o para su transformación en productos terminados. Este concepto es fundamental porque determina cómo se registran los costos en los estados financieros y cómo se aplican las deducciones fiscales.
- Desde el punto de vista contable, estas compras se integran al inventario (un activo) o al costo de ventas cuando se vende la mercancía.
- La adquisición resulta clave para medir márgenes, utilidad bruta y eficiencia operativa.
- Fiscalmente, su correcto registro permite deducir el costo de ventas para efectos de ISR, y aplicar créditos del IVA conforme a la normativa vigente.
Este tratamiento riguroso garantiza una contabilidad veraz y el cumplimiento de obligaciones fiscales, evitando desajustes en las declaraciones.
El rol del CFDI en la adquisición de mercancías (Clave G01)
La factura electrónica (CFDI) en México es el instrumento que documenta legal y fiscalmente cada adquisición de mercancías. Dentro del catálogo de SAT, el campo «Uso del CFDI» debe reflejar el propósito del gasto. En este contexto, la clave G01 – Adquisición de mercancías- se utiliza para registrar compras que forman parte del inventario o de los procesos productivos.
Por qué utilizar la clave G01
Hay que recordar que financieramente hablando existe una pérdida del inventario cuando, el inventario y su valor de mercado es menor que el costo del inventario.
Asimismo, en el caso de bienes o mercancías perecederas lo mencionado en los párrafos anteriores podría ser mucho mas evidente.
a) Deducción para fines del Impuesto sobre la Renta (ISR)
La Ley del ISR establece en el artículo 27 los requisitos de deducción de los inventarios y señala en su fracción XX que el importe de las mercancías, materias primas, productos semiterminados o terminados, en existencia, que por deterioro u otras causas no imputables al contribuyente hubiera perdido su valor, se deduzca de los inventarios durante el ejercicio en que esto ocurra; siempre que se cumpla con los requisitos establecidos en el Reglamento de la misma Ley.
a1) Donación
Es importante señalar que en el caso de mercancías relacionadas con alimentación, vestido, viviendo o salud, antes de proceder a su destrucción se deberán ofrecer en donación a las instituciones autorizadas para recibir donativos deducibles conforme a la misma Ley, a menos que otros ordenamientos señalen lo contrario; sin embargo, no se podrán ofrecer en donación aquellos bienes que en términos de otro ordenamiento jurídico, relacionado con el manejo, cuidado o tratamiento de dichos bienes, prohíba expresamente su venta, suministro, uso o establezca otro destino para los mismos.
Una vez que la donación se haya realizado, deberá presentarse el trámite “40/ISR Consulta de seguimiento para el contribuyente respecto de los Avisos de donación y destrucción de mercancía que hubiere perdido su valor por deterioro u otras causas”
a2) Destrucción
Una vez que los inventarios se han ofrecido primeramente en donación, o que se actualice el supuesto de los casos en que no se podrá ofrecer la mercancía en donación, se procederá a la destrucción de inventarios.
En el caso de bienes sujetos a una fecha de caducidad, los contribuyentes deberán presentar el aviso “39/ISR Aviso múltiple para: Destrucción de mercancías que han perdido su valor. Donación de mercancías que han perdido su valor. Bienes de activo fijo e inversiones que dejaron de ser útiles. Donación de productos perecederos sujetos a fecha de caducidad. Convenios con donatarias para recibir donativos del ISR”, a más tardar cinco días antes de la fecha de caducidad. Cuando se trate de medicamentos deberá presentarse a más tardar seis meses antes de la fecha de caducidad.
Cuando los bienes no tienen fecha de caducidad, se deberá presentar el mismo aviso al menos 15 días antes de la fecha en que se hubiese planeado su destrucción.
El aviso de destrucción deberá indicar básicamente la siguiente información:
a) Fecha de caducidad, plazo adicional a partir de dicha fecha, en el que el bien de que se trate pueda ser consumido o usado sin que sea perjudicial para la salud. Cuando no estén sujetos a una fecha de caducidad se debe informar la fecha máxima en que pueden ser consumidos.
b) Condiciones especiales que se requieran para la conservación del bien.
c) Tipo de población o regiones hacia las cuales están enfocados sus productos.
b) Impuesto al Valor Agregado (IVA)
El artícuo 8 de la Ley del IVA establece que no se considerará enajenación, la transmisión de propiedad que se realice por causa de muerte, así como la donación, salvo que ésta la realicen empresas para las cuales el donativo no sea deducible para los fines del impuesto sobre la renta.
Adicionamente, el mismo artículo 8 de la Ley del IVA señala que los faltantes de inventarios se consideran gravados para fines de dicho impuesto.
El artículo 25 del Reglamento de la misma Ley señala que para efectos del artículo 8, no se consideran faltantes de bienes en los inventarios de las empresas, aquéllos que se originen por caso fortuito o fuerza mayor, así como las mermas y la destrucción de mercancías, cuando sean deducibles para los efectos de la
Ley del Impuesto sobre la Renta.
Derivado de lo anterior, para efectos de IVA ya sea que el contribuyente done las mercancías o que las someta a destrucción, dichas situaciones no serían actos o actividades gravados para fines del IVA.
Ejemplos prácticos de uso correcto del CFDI en adquisiciones de mercancías
Para ilustrar el uso correcto del CFDI con clave G01 – Adquisición de mercancías, es necesario entender que la clave está reservada para operaciones en las que se compran bienes destinados a la venta o transformación. Así lo establece el SAT en su catálogo de claves de uso de CFDI, disponible en el Anexo 20.
A continuación te mostramos algunos ejemplos para que entiendas que un uso adecuado del CFDI no es solo una formalidad: representa la diferencia entre una deducción válida y un rechazo por parte del SAT. Por eso, es indispensable que el contribuyente comunique de manera clara al proveedor el destino de la compra y revise que la clave seleccionada en el CFDI sea la apropiada.
- Un distribuidor electrónico compra 100 teléfonos y presenta un CFDI con clave G01. Ese costo reduce su base gravable por ISR y le permite acreditar el IVA, siempre y cuando cumpla con demás requisitos fiscales.
- Una empresa comercializadora que adquiere un lote de productos de moda para reventa. El proveedor emite un CFDI con la clave G01 y detalla en el concepto los modelos, cantidades y precios de los artículos. Este comprobante se utiliza para registrar la entrada de mercancía al inventario, así como el pasivo correspondiente (cuentas por pagar). Al estar emitido con la clave correcta, este CFDI permite a la empresa deducir el costo al momento de la venta y acreditar el IVA pagado, siempre que cumpla con el resto de requisitos fiscales.
- Otro caso común se presenta en una empresa manufacturera que compra materias primas para su proceso productivo. Aunque no se trata de productos terminados, el uso de la clave G01 sigue siendo válido, ya que se trata de insumos que formarán parte del producto final. El error frecuente es que los proveedores emiten el CFDI con la clave G03 (gastos en general), lo cual podría invalidar la deducción del costo, ya que G03 se reserva para otro tipo de egresos no directamente vinculados con la adquisición de inventario, como papelería, servicios o gastos operativos.
Proceso contable de la adquisición de mercancías
El tratamiento contable de la adquisición de mercancías sigue un flujo técnico y normativo que comienza desde la recepción de la factura electrónica y culmina en el reconocimiento del costo de ventas. Este proceso segura que cada operación esté debidamente documentada y reflejada tanto en los libros contables como en las declaraciones fiscales.
- Verificar el CFDI del proveedor, asegurándose de que esté emitido con clave G01 y cumpla con los requisitos técnicos y fiscales.
- Registrar contablemente la entrada de mercancía, cargando a inventarios y abriendo la cuenta por pagar correspondiente.
- Identificar el IVA acreditable y registrarlo como un activo fiscal, siempre sujeto a las condiciones del artículo 5 de la Ley del IVA.
- Mantener trazabilidad de inventario, con sistemas que documenten cada entrada y salida para controlar el costo de ventas con precisión.
- Reclasificar el inventario como costo al momento de la venta, registrando el egreso de mercancía y afectando la cuenta de resultados.
- Presentar declaraciones fiscales mensuales o anuales, aplicando la deducción del costo y el acreditamiento del IVA conforme a lo registrado.
Este flujo contable no solo cumple una función técnica en los estados financieros, sino que también garantiza el correcto cumplimiento de obligaciones fiscales ante el SAT. Cuando se ejecuta con precisión, contribuye a una contabilidad confiable, deducciones válidas y menor exposición a contingencias fiscales.
Requisitos del SAT para la deducción de adquisición de mercancías
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) establece varios requisitos que deben cumplirse para que la adquisición de mercancías sea deducible para fines del Impuesto sobre la Renta (ISR). En primer lugar, es indispensable contar con un CFDI emitido correctamente, que incluya la clave de uso G01, y que haya sido recibido en el periodo fiscal correspondiente.
Además del CFDI, el artículo 27 de la Ley del ISR señala que el gasto debe ser estrictamente indispensable para la actividad del contribuyente, lo que en este contexto significa que las mercancías adquiridas deben estar directamente relacionadas con la operación comercial o industrial del negocio. No basta con que exista la factura: debe existir una correlación funcional entre la compra y el objeto social de la empresa.
Otro requisito importante es que el pago debe realizarse por medios bancarios si el monto supera los $2,000 pesos. Esta exigencia, regulada en el artículo 27 fracción III, busca asegurar la trazabilidad del gasto y forma parte del combate a operaciones simuladas. El comprobante bancario forma parte del respaldo documental de la operación.
Asimismo, es obligación del contribuyente conservar durante un periodo de cinco años los XML originales y sus representaciones impresas (PDF), junto con los registros contables. En una auditoría, el SAT puede requerir estos archivos para verificar la congruencia entre los movimientos contables, las deducciones efectuadas y los comprobantes fiscales que las sustentan.
Finalmente, para efectos de acreditamiento del IVA, el artículo 5 de la Ley del IVA establece que solo podrá acreditarse el impuesto trasladado si se cuenta con el CFDI correspondiente y el bien ha sido efectivamente pagado en el mes de la declaración. Por eso, tanto el IVA como el ISR están condicionados no solo al CFDI correcto, sino al momento del pago.
¿Qué hacer si se usó una clave de CFDI incorrecta?
A veces, se documenta una adquisición de mercancías con una clave equivocada, como G03. Esto impide la deducción o el acreditamiento fiscal, pero es corregible:
Pasos para corregir:
- Detectar el error: revisión interna o auditoría identifica uso incorrecto.
- Solicitar cancelación al proveedor: el emisor debe cancelar el CFDI original dentro de los 30 días de emisión por errores según la norma
- Emitir CFDI corregido: el emisor genera una nueva factura con clave G01.
- Registrar nuevo CFDI: el receptor lo incorpora en el sistema contable y fiscal como si fuera original.
- Ajustar declaraciones: si ya se presentaron declaraciones, corrige en la siguiente o presenta complementaria.
- Documentar la corrección: incluye notas internas y copia de comunicaciones con el proveedor.
Siguiendo estos pasos, se recupera la posibilidad de deducir correctamente y se demuestran buenas prácticas fiscales frente al SAT.
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