En cualquier empresa, una buena administración de los recursos es clave para mantenerse competitivo y lograr sus objetivos. Y es aquí donde la estimación de costos juega un papel crucial. Pero, ¿qué es exactamente y por qué es tan relevante? En este artículo abordaremos estas cuestiones para comprender cómo los costos estimados ayudan a evitar riesgos o sobrecostos y aseguran la rentabilidad.
¿Por qué son cruciales los costos estimados en contabilidad?
- Facilitan la toma de decisiones: al contar con una proyección de los gastos, los dueños de negocios, gerentes y líderes de equipo pueden decidir si es factible iniciar un proyecto, si se puede reducir algún gasto o si es necesario buscar proveedores más competitivos. También ayudan a determinar la viabilidad de una inversión y gestionar mejor los recursos disponibles.
- Mejoran la planeación y el control: con los costos estimados, las empresas pueden estructurar sus presupuestos y, a partir de ahí, fijar objetivos realistas. De esta manera, pueden asignar recursos a las diferentes áreas del negocio de forma proporcional y sin descuidar alguna operación esencial.
- Permiten una mayor competitividad: los costos estimados te ayudan a determinar un precio de venta competitivo que te permita obtener un margen de utilidad adecuado.
- Brindan acceso a la inversión: si necesitas financiamiento, los costos estimados son fundamentales para presentar un plan de negocios sólido a los inversores.
Características de los costos estimados
Los costos estimados, como su nombre lo indica, son una aproximación a los costos reales que se incurrirán en un proyecto o actividad. Entre las principales características de estas estimaciones, destacan:
- Se calculan antes de comenzar la fabricación.
- Se basan en proyecciones futuras, utilizando datos históricos.
- Pueden ajustarse a medida que se dispone de nueva información o cambian las condiciones del mercado.
Cómo calcular el costo de ventas estimado sin errores
El cálculo del costo de ventas estimado varía dependiendo del tipo de negocio o proyecto, pues sus procesos son diferentes. Sin embargo, en general, se sigue la siguiente fórmula:
Costo de ventas = inventario inicial + costo de producción – inventario final
- Inventario inicial: es el valor de los productos que tenías en stock al inicio del período que se quiere medir.
- Costo de producción: son todos aquellos asociados a las adquisiciones realizadas durante el período analizado, incluyendo materias primas y otros suministros relacionados, los costos de transporte, impuestos, salarios, así como el alquiler del negocio.
- Inventario final: corresponde al valor de los productos que tienes en stock al final del período y que están disponibles para la venta.
¿Cómo se ve esto en la práctica? Aquí te dejamos un ejemplo:
Supongamos que entre enero y junio tenías un inventario de $10 MXN en productos. Durante esos meses realizaste compras por un valor de $20 MXN y al final del mes tienes un inventario de $5 MXN. El costo de ventas sería:
Costo de ventas = $10,000 + $20,000 – $5,000 = $25,000
Ahora, veamos paso a paso cómo calcular el costo de ventas estimado para que lo tengas más claro y no cometas errores:
- Determina el inventario inicial de tu negocio o de las actividades que componen tu proyecto.
- Suma el monto total de las compras realizadas a lo largo del período.
- Obtén el valor del inventario final.
- Aplica la fórmula de costo de ventas.
Es importante que al hacer este proceso tengas a la mano las facturas de compra con cifras precisas sobre el estado del inventario, así como información detallada de las operaciones comerciales. Para ello, necesitas un sistema de administración empresarial o un software contable con el que puedas registrar todos los datos de manera automática, actualizarlos y controlar cada aspecto del ciclo de compraventa del negocio.
Ejemplo de costos estimados en operaciones diarias
Costo de un proyecto de consultoría contable: se estima el valor de las horas de trabajo, los gastos de viaje o traslado, los recursos y los software utilizados.
Ejemplo de costos estimados en un proyecto
Cuando hablamos de un proyecto, uno de los aspectos más importantes es tener claro cada uno de los costos involucrados en cada etapa de un proyecto, desde el inicio hasta la finalización y seguimiento. Esto no solo ayudará a planificar mejor los recursos, sino que además permitirá evitar los excesos de costos. Algunos de los elementos en la estimación de costos estimados son:
- Objetivos, alcance, entregables y actividades específicas del proyecto.
- Alquiler o mantenimiento de equipos.
- Contingencias y riesgos que puedan afectar al proyecto.
Cuándo usar costo estándar vs. costo estimado
La elección entre costo estándar y costo estimado depende en gran medida de las necesidades y los objetivos específicos del proyecto o empresa. Ambos conceptos son fundamentales en contabilidad, pero tienen aplicaciones y características distintas.
| Costo estándar | Costo estimado | |
| Aplicación | Se basa en costos históricos y actuales reales. | Es una predicción futura que se basa en suposiciones y proyecciones. |
| Enfoque | Control y evaluación del rendimiento. | Planificación y toma de decisiones a largo plazo. |
En resumen, los costos estimados son una herramienta crucial para la planificación y control de proyectos. Al comprender sus características y los factores que influyen en su cálculo, es posible tomar decisiones más informadas y reducir el riesgo de sobrecostos en las empresas.
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