L.C. César Aguilar Aguilar
Uno de los temas que más preocupa a las empresas que contratan servicios especializados es la vigencia del REPSE. Ante la primera renovación del Registro de Prestadores de Servicios u Obras Especializadas (REPSE) surge la inquietud en los contribuyentes sobre cómo verificar la validez del Registro de los proveedores.
Por eso, en este artículo te lo explicamos de manera práctica. Así que quédate y descúbrelo, te veo en el camino.
¿Qué es el REPSE y quiénes están obligados?
Mas conocido como el Registro de Prestadoras de Servicios y Especializados u Obras Especializadas es un padrón público gestionado por la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, creado con el objetivo de garantizar el correcto cumplimiento de la reforma laboral de outsourcing en 2021.
El artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo establece que las personas físicas o morales que proporcionen servicios especializados o ejecuten obras especializadas, deben contar con el registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS)
Para su cumplimiento, la STPS publicó el padrón de personas físicas o morales que obtienen el registro para ofrecer servicios especializados o ejecutar obras especializadas mediante la subcontratación. Dicho listado está a disposición de cualquier interesado en la plataforma donde se obtiene y consulta el REPSE.
Dentro de las personas que están obligadas a registrarse se encuentran:
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Personas físicas o morales que ofrezcan servicios u obras especializadas, es decir, que no formen parte del objeto social o actividad económica principal del cliente.
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Empresas extranjeras con operaciones o filiales en México que presten este tipo de servicios.
Este registro busca asegurar el cumplimiento con las obligaciones laborales y fiscales de los proveedores de servicios especializados.
Consulta REPSE: ¿cómo verificar si un proveedor está vigente?
Una vez realizada la renovación, el prestador debe informarla a los beneficiarios de sus servicios, garantizando así que el proveedor cuente con la vigencia del REPSE renovada.
Datos que debes revisar en el padrón público
La consulta del Padrón Público de Contratistas de Servicios Especializados u Obras Especializadas permite verificar:
- Fecha de consulta.
- Registro Localizado Folio.
- Nombre o Razón Social.
- Entidad / Municipio.
- Aviso de registro N. / Fecha de aviso de registro.
- Vigencia del Registro.
- Oferta de servicios.
¿Qué pasa si el proveedor no está vigente?
No cumplir con la obligación de renovación y continuar la prestación de servicios conlleva sanciones económicas, tanto para el prestador como para el beneficiario.
Las multas pueden ir de los $5,428.50 hasta los $542,850.00 para el prestador; mientras que el beneficiario se enfrenta a multas que van de los $217,140.00 hasta los $5,428,500.00. Adicionalmente, el incumplimiento tiene implicaciones en materia fiscal, pues lo servicios recibidos no serán considerados gastos deducibles y el IVA pagado, no acreditable.
Relación entre el REPSE y el SAT
A pesar de que el REPSE es un registro administrado por la STPS, el SAT juega un papel fundamental y determinante en la validación y cumplimiento fiscal ya que al contratar servicios especializados, las empresas sólo tienen la posibilidad de deducir esos pagos y acreditar el IVA si el proveedor está inscrito y vigente en el REPSE.
De esta manera, el SAT cruza información y si detecta inconsistencias, puede rechazar deducciones, negar acreditamientos de IVA, invalidar facturas o incluso iniciar auditorías. Así, el REPSE garantiza el cumplimiento laboral ante la STPS, pero sus efectos se reflejan directamente en la deducibilidad y acreditamiento fiscal supervisados por el SAT.
¿El SAT puede rechazar deducciones e IVA por este motivo?
Sí y de hecho esto pone en riesgo fiscal al contratante porque aún sin tener la culpa puede pagar impuestos de más o enfrentar mayores sanciones. Es cierto que el REPSE garantiza el cumplimiento laboral ante la STPS, pero sus efectos se reflejan directamente en la deducibilidad y acreditamiento fiscal supervisados por el SAT.
Por ello, relación entre REPSE y SAT es indirecta pero contundente: el REPSE regula en lo laboral, mientras el SAT vigila su cumplimiento fiscal. Contratar sin REPSE vigente implica consecuencias tanto en deducciones como en IVA, lo que puede afectar la liquidez y estabilidad financiera de la empresa.
Derechos y obligaciones laborales al contratar servicios especializados
Cuando contratas servicios especializados no basta con verificar que el proveedor esté inscrito en el REPSE; también es necesario conocer los derechos y obligaciones laborales que surgen tanto para quien presta el servicio como para quien lo contrata. A continuación, te presentamos cuáles son las principales responsabilidades de cada parte:
Responsabilidades del proveedor
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Pagos de salario y retenciones.
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Presentación de declaraciones ante IMSS e INFONAVIT (como a través de sistemas ICSOE y SISUB).
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Mantenerse al corriente ante el SAT.
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Informar a sus contratantes sobre la renovación del registro.
Responsabilidades del contratante
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Verificar la vigencia del registro REPSE.
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Solicitar documentación fiscal y de seguridad social: comprobantes de pago, nómina, pagos al IMSS e INFONAVIT.
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Tomar acciones correctivas si el proveedor pierde vigencia.
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Evitar justificar gastos no deducibles con proveedores sin REPSE activo.
¿Cuándo renovar el REPSE y cómo mantenerlo vigente?
Ahora bien, el proceso de renovación de la vigencia del REPSE inició en marzo de 2024. En términos del “Acuerdo que modifica el diverso por el que se dan a conocer las Disposiciones de carácter general para el registro de personas físicas o morales que presten servicios especializados o ejecuten obras especializadas a que se refiere el artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo”, las personas físicas o morales inscritas en el padrón, únicamente pueden llevar a cabo el proceso de renovación en las fechas establecidas. Una vez agotado el plazo, la plataforma deshabilitará el módulo de renovación.
¿Por qué verificar la vigencia del REPSE es clave para tu empresa?
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Aseguras que los gastos sean válidos y el IVA acreditable.
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La STPS y el SAT pueden imponer multas, ajustes o iniciar auditorías si contratas proveedores sin registro vigente.
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Fortaleces la confiabilidad y transparencia cuando operas con proveedores legales.
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Reduces la exposición a responsabilidades solidarias o cuestionamientos laborales.
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Evitas sorpresas desagradables en renovaciones o fiscalizaciones.
Mantenerse actualizado no sólo evita sanciones de la STPS, sino que también protege la deducibilidad de los gastos ante el SAT.
La verificación y renovación del REPSE son procesos clave que impactan directamente en la operación, seguridad legal y estabilidad fiscal de cualquier empresa. Por ende, ignorar la vigencia del registro de proveedores implica entrar en conflictos laborales o fiscales.
Y ahora que sabes cuáles son las implicaciones reales de incumplir con la validación del REPSE es momento de asegurar que tus clientes empresarios operen con transparencia, cumplan con la ley y protejan su reputación.
Gracias por llegar al final, hasta la próxima.
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