Aspectos mercantiles de la contabilidad en medios digitales: Código de Comercio
C.P.C., P.C.FI. y Mtro. Roberto Colín
El Código de Comercio (CC), establece las bases para que la contabilidad mercantil generada en papel pueda ser guarecida en medios electrónicos.
Señalando obligaciones relacionadas con la conservación de la información de contabilidad en medios digitales electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología, mismas que incluirán:
- El libro mayor y de actas de asamblea (personas morales).
- Comprobantes originales de sus operaciones.
- La totalidad o una parte de la documentación relacionada con sus negocios.
Para estos efectos, la digitalización deberá cumplir con las siguientes reglas (artículos 95 bis 1, 95 bis 2, 95 bis 3, art. 95 bis 4), que mencionan principalmente que:
- Será en el formato que determine el comerciante.
- Una vez concluida, se acompañará la firma electrónica avanzada del negociante, y del prestador de servicios de certificación que ejecutó las actividades de digitalización.
- Si un prestador de servicios de certificación realiza la digitalización habrá presunción legal sobre el adecuado cumplimiento de las disposiciones legales.
- La información que en virtud de acuerdos contractuales quede en poder de un prestador de servicios de certificación, se regirá por lo dispuesto en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, por ende, tiene el deber de mantener la confidencialidad de la información, salvo por mandato judicial.
- Será responsabilidad estricta del mercante mantenerlos bajo su control, acceso y resguardo directo, a fin de que su ulterior consulta pueda llevarse a cabo en cualquier momento.
- Cuando los servicios de digitalización sean contratados con un prestador de servicios de certificación, este presumirá la buena fe del contratante, así como la legitimidad de los documentos que le son confiados a digitalizar, limitándose a reflejarlos fiel e íntegramente en los medios electrónicos que le sean solicitados, bajo las penas en que incurren aquellos que cometen delitos en materia de falsificación de documentos.
Deberá contemplarse también, que la conservación de los documentos de contabiliad en medios digitales deberá hacerse de acuerdo con lo establecido en la norma oficial mexicana (NOM) sobre digitalización y conservación de mensajes de datos, emitida por la Secretaría de Economía.
Finalmente, mencionar que el Código Fiscal de la Federación (CFF) y su Reglamento, permiten al contribuyente conservar y almacenar la documentación relativa al diseño electrónico donde almacene y procese sus datos contables como parte de su contabilidad, por lo que deberá cumplirse con las normas oficiales vinculadas con la generación y conservación en medios digitales.
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