KPI de evaluación para el agente aduanal
Por: Fernando Castro Hernández.
El agente aduanal es el encargado de los trámites, relacionados con el despacho de las mercancías, encomendados por el contribuyente. Recae en él la responsabilidad de una correcta clasificación arancelaria, la determinación de impuestos y posibles regulaciones aplicables, así como del llenado del pedimento y el acompañamiento de la carga hasta su despacho.
Los indicadores clave o medidores de desempeño, mejor conocidos como Key Performance Indicators (KPI), son una medida del nivel de rendimiento de un proceso. Dichos indicadores brindan distintas ventajas a las corporaciones para la toma de decisiones estratégicas del negocio.
Las principales ventajas del uso de los KPI son las siguientes:
- Permiten obtener información estratégica.
- Facilitan el monitoreo y la medición de variables plenamente identificadas.
- Permiten evaluar lo planificado tras analizar la información.
- Posibilita la toma de decisiones adecuada para el negocio.
Los KPI se orientarán a medir aspectos como eficiencia; eficacia; capacidad; productividad; calidad; rentabilidad; competitividad y valoración. Si pretende implementar medidores de desempeño sobre los agentes aduanales, será necesario identificar la información que se pretende obtener o comparar.
La eficiencia del agente aduanal podrá incluir en su métrica el tiempo de despacho, la precisión que tiene para solicitar recursos en sus cotizaciones y el cierre de la cuenta de gastos de los embarques.
Por eficacia en el despacho aduanero nos referimos a la parametrización de los distintos procesos que se cumplen para la liberación de la carga, como podrían ser el previo, la clasificación y solventar de manera exitosa cualquier verificación por parte de las autoridades.
La revisión constante de la capacidad del agente es también un tema preponderante, sobre todo si su empresa es mediana o grande, ya que debe evaluar si se puede cubrir la demanda de todos sus embarques con precisión, sin contratiempos y con una constante calidad en el servicio.
Existe en el mercado un buen número de agentes que han acreditado normas internacionales de calidad, pero deberá asegurarse de que los procesos de certificación aplican a sus operaciones y no son simplemente un distintivo para incrementar ventas.
Elegir un agente por su costo no es lo más recomendable, ya que muchos podrían sacrificar ciertos servicios esenciales con el objetivo de ofrecer una tarifa baja; en este rubro, se miden los beneficios que se obtienen por la tarifa negociada.
La competitividad de un agente va relacionada con la gama de servicios que puede ofrecer a sus clientes, adicionales a los del despacho aduanero,. Algunos de ellos cuentan con patios de maniobras, bodegas para el almacenaje temporal o cross dock, etc.; identifique si agregan valor a las operaciones de la empresa y potencializan otras áreas de negocio.
Cuando desarrolle las métricas que pretende incorporar a sus medidores de desempeño, considere también que el agente aduanal es un socio comercial que puede ser objeto de monitoreo por parte de las autoridades. Revise y registré las ocasiones en las que sus embarques son detenidos para verificación, y determine si las revisiones suceden por el tipo de producto o son atribuibles a la operación del agente aduanal.
Es muy recomendable que las empresas encomienden sus operaciones de despacho a distintos agentes aduanales con el objetivo de compararlos y, en caso de ser necesario, hacer uso de cualquiera de sus opciones.
Medidores de desempeño bien estructurados y con una meta definida ayudarán al departamento de tráfico a colaborar de forma activa con los procesos de calidad y mejora continua de la empresa.
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