Por L.C. César Aguilar Aguilar
Conforme a las disposiciones fiscales, es importante considerar que mucha de la documentación en las empresas forma parte de la contabilidad, la cual debe conservarse en el tiempo.
De acuerdo con el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF), tercer párrafo, el plazo de conservación de la contabilidad y documentación es de 5 años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Sin embargo, hay documentos correspondientes a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, por lo que el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.
Con base en lo anterior, para ejemplificar, si el contribuyente disminuyó una pérdida fiscal, se tendrá que conservar la información con la que se compruebe la obtención de esa pérdida, por todos los años en que esa pérdida sea aplicable, y una vez que la misma se haya amortizado o hubiera prescrito, comenzará a computarse el plazo de cinco años.
Conservación de la contabilidad y documentación desde el punto de vista fiscal
Tanto las personas físicas como morales tienen la obligación de conservar su Contabilidad durante un periodo determinado, y en el caso de que no se esté obligado a llevar Contabilidad, deben conservar la documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales.
Para efectos fiscales, se entiende que la Contabilidad se integra por:
- Libros
- Sistemas y registros contables
- Papeles de trabajo
- Estados de cuenta
- Cuentas especiales
- Registros sociales
- Control de inventarios y método de valuación
- Discos, cintas y medios de almacenamiento de datos
- Equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros
- Máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros (en su caso)
- Documentación comprobatoria de los asientos respectivos
- Comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales
Esta documentación debe conservarse desde que se inician las actividades y durante un plazo de cinco años computados en los términos indicados anteriormente.
Plazos para la conservación de la contabilidad y documentación
Conforme al artículo 30 del CFF, existen las siguientes consideraciones adicionales en cuanto a los plazos para la conservación de la documentación:
Documentación con efectos prolongados en el tiempo
En el caso de los activos fijos, por ejemplo, la factura debe conservarse por cinco años posteriores al año en que se terminó de depreciar el bien, y si esa depreciación generó una pérdida, deberá conservar la documentación durante los ejercicios posteriores en que esa pérdida fue siendo amortizada.
Documentación de juicios
En el caso de documentación relacionada con la interposición de algún recurso o juicio, el plazo para conservar dicha documentación se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que ponga fin a estos.
Actas, contratos y declaraciones de impuestos
En el tercer párrafo del artículo 30 se incluye la obligación de conservar, por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato, los siguientes documentos:
- Actas constitutivas de las personas morales.
- Contratos de asociación en participación.
- Actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades.
- Constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto Sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades.
- Información necesaria para determinar los ajustes a las pérdidas y costos de acciones
- Declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales
Documentos con FIEL o Sello Digital
Los documentos con la firma electrónica avanzada, así como los de sello digital, se deberán conservar en los mismos términos que los demás documentos mencionados anteriormente, según sea el caso.
Documentación relativa a la CUCA y CUFIN
Como ya se señaló, de conformidad con el artículo 30 del CFF, la documentación relacionada con lo siguiente debe conservarse durante todo el tiempo que subsista la sociedad:
- Actas que consignen aumentos o disminuciones del capital social.
- Información necesaria para determinar ajustes según los artículos 22 y 23 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR). (Enajenaciones de acciones y documentación relacionada como la CUFIN).
- Declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio de contribuciones federales.
En relación con lo anterior, existen precedentes judiciales que han reforzado lo anterior, como el que se muestra a continuación:
CONTABILIDAD. — TIEMPO EN QUE DEBE CONSERVARSE, TRATÁNDOSE DE LA INFORMACIÓN RELACIONADA CON LAS MODIFICACIONES DEL CAPITAL SOCIAL DE LAS PERSONAS MORALES. —
El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación vigente en el 2012 refiere que, tratándose de la documentación relacionada con las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, así como de la información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 24 y 25 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio de las contribuciones federales, deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad.
Ahora bien, el artículo 89, párrafos décimo y décimo primero de la Ley del Impuesto Sobre la Renta vigente en 2012, expresamente establece que las adiciones a la cuenta de capital de aportación por aumentos de capital se agregarán en el momento en el que los conceptos por dicho aumento se paguen; entonces, dichas aportaciones deben encontrarse soportadas con la documentación que demuestre el efectivo pago de las mismas, así como el origen de los pasivos que se capitalicen, para la correcta adición a dicha cuenta.
Por lo tanto, la documentación relacionada con las aportaciones del capital debe ser conservada por la contribuyente por el tiempo que subsista la sociedad, puesto que los aumentos que integran la cuenta de capital de aportación son actos que se prolongan con el tiempo, en razón de que tienen efectos fiscales desde su realización y hasta que se efectúe el último reembolso de accionistas.
Juicio Contencioso Administrativo Núm. 4619/22-17-07-4/1151/23-PL-04-04.— Resuelto por el Pleno Jurisdiccional de la Sala Superior del Tribunal Federal de Justicia Administrativa, en sesión de 8 de mayo de 2024, por unanimidad de 9 votos a favor. — Magistrado ponente: Carlos Chaurand Arzate. —Secretario: Lic. Juan Arcos Solís. (Tesis aprobada en sesión del 9 de octubre de 2024).
Conclusiones
La obligación de conservar esta documentación responde a los aumentos de capital y a los ajustes en operaciones de venta de acciones que integran la CUCA, así como la CUFIN, que tienen un impacto fiscal que se prolonga en el tiempo. Por lo tanto, la documentación debe mantenerse disponible mientras exista la sociedad para cumplir con los requisitos fiscales y legales aplicables.
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