Viáticos o gastos de viaje

Por: CPC. Alberto Copado

Conoce todo lo que debes saber sobre el manejo de viáticos, desde reconocer hasta el momento de timbrar los CFDI correspondientes.

Los aspectos que debemos cuidar en el manejo de viáticos o gastos de viaje son

Su identificación como viático o gasto de viaje.
Los topes de deducción.
Su registro contable.
Su control.
Su deducción y/o acumulación.
El timbrado de los CFDI.

En cuanto a su identificación como viático o gastos viaje, primero definiremos cada uno como:

En estricto sentido, los viáticos: son los gastos que se realizan en el lugar en donde se desarrollará la actividad encomendada, diferente al domicilio del contribuyente donde normalmente se desarrolla su actividad económica.

Mientras que los gastos de viaje: son las erogaciones realizadas al desplazarse del lugar donde se encuentra el domicilio del contribuyente, al lugar en donde se realizará el servicio.

Los topes de deducción (art. 28, frac. V, LISR):

Para poder deducir la alimentación, no hay que olvidar que, si solo va acompañada del comprobante de la transportación, el gasto debe realizarse con tarjeta de crédito de quien hace el viaje.

El artículo 28 de la ley el Impuesto Sobre la Renta, no maneja un tope para el gasto de viaje relativo al transporte proporcionado por un tercero, por lo que no se tiene límite para boletos de avión, autobús, barco o servicios privados de transportación terrestre.

Los topes antes señalados son para gastos de viaje no así para viáticos, por consiguiente, los topes mencionados no son aplicables a viáticos.

Como requisito de deducibilidad los viáticos o gastos de viaje solo pueden otorgarse a quienes sean o presten servicios de:

Trabajadores
Asimilados a salarios
Honorarios, (en donde el CFDI puede ser a nombre de su cliente o a nombre del profesionista que presta el servicio)

Para la prestación de servicios subordinados, los comprobantes fiscales o CFDI, podrán ser expedidos a nombre de dichas personas (art. 57 RLISR)

En el caso de los servicios de honorarios debemos tomar en cuenta el artículo 18 de la ley del IVA, el cual nos hace mención que los viáticos cobrados también forman parte de la contraprestación y por tanto serán motivo de base de retención tanto en IVA como en ISR.

En este punto debemos tener cuidado ya que si pretende deducir viáticos o gastos de viaje para accionistas y estos no reúnen los requisitos de deducibilidad pueden considerarse como dividendos fictos por parte de la autoridad (art. 140, LISR)

Su registro contable

Supongamos que la empresa El Pollo SA de CV, envía a uno de sus trabajadores de la CDMX a Guadalajara, para lo cual le deposita $4,872.00 pesos para su estancia de dos días, para realizar inventario en la sucursal ubicada en el Salto.

El asiento contable a realizar, atendiendo al principio o postulado de devengación contable, que dice: que las operaciones deben reconocerse en su totalidad en el momento en que ocurran, independientemente de la fecha en que se consideren realizados para fines contables; sería:

Ahora bien, supongamos que tres días después el trabajador nos entrega su comprobación de gastos y hace la devolución de un día de hotel y un día de alimentos ya que su estancia en Guadalajara solo fue por un día; por lo que el asiento contable sería:

Para el pago de honorarios que incluye el pago de viáticos y gastos de viaje, recordemos que debemos tomar en cuenta el artículo 18 de la Ley de IVA. Supongamos que en enero contratamos los servicios de una persona física de Querétaro a la CDMX por $10,000.00 pesos de honorarios y le incluiremos $1,600.00 pesos más por concepto de viáticos y gastos de viaje más IVA, el asiento contable sería:

El monto total del pago de $ 11,600.00 pesos será la base de retención de ISR e IVA, así mismo el IVA acreditable pagado correspondiente a la retención, podrá ser acreditable hasta el mes en que se haga el pago de la retención, que para nuestro ejemplo, será durante el mes de Febrero, por lo que en Febrero el asiento complementario que debemos hacer es:

Quienes realicen erogaciones por viáticos y gastos de viaje, fuera de una faja de 50 kilómetros del domicilio del contribuyente, deberán entregar una relación o bitácora de dichas erogaciones, anexando además los CFDI´S o los comprobantes de gastos realizados en el extranjero, los cuales deben cumplir con los requisitos que el SAT establece (Art. 57 del RLISR).

Esta bitácora nos ayudará además a identificar cuáles son los gastos que no están siendo comprobados con CFDI que cumplen con requisitos fiscales.

Su deducción y/o acumulación:

Las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los eroguen podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de los viáticos erogados por cada ocasión y sin que exceda de $ 15,000.00 pesos en el ejercicio (art. 152 RLISR), dichas erogaciones se consideraran como ingresos exentos para el trabajador.

Así también, el párrafo tercero, del artículo 150, de la LISR obliga a las personas físicas a declarar la totalidad de los ingresos cuando la suma total sea superior a $ 500,000.00 pesos, incluyendo también por los que no se esté obligado al pago del impuesto, que para este caso, se refiere a viáticos.

Así pues, tenemos que puede darse el caso que un contribuyente no esté obligado a presentar declaración anual, pero sí estará obligado a informar el monto de los viáticos percibidos:

El artículo 263, del reglamento de la LISR, nos da la opción de no presentar el dato informativo de los viáticos recibidos hasta en un 10% del total de los ingresos pagados por el patrón por concepto de un servicio personal subordinado.

El timbrado de los CFDI

El artículo 99, fracc. VI, de la LISR, nos obliga a entregar a los trabajadores que prestaron servicios personales subordinados la “constancia y comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados”. Conforme a la regla 2.7.5.3, podrán dar por cumplida la fracción antes mencionada, cuando se expida y se entregue en tiempo y forma a los trabajadores el CFDI de nómina correspondiente, siempre que en dicho CFDI se refleje la información de viáticos correspondiente.

En el apéndice 4, de la guía del llenado del CFDI de nómina, nos da las opciones de timbrado que se tienen:

1.- El pago del viatico se puede incluir en CFDI de nómina del periodo que corresponda y se entregó el recurso.
Supongamos que el 10 de abril de 2019, la empresa El Pollito SA de CV, le deposito al Contador Erick Morán $ 6,000.00 por concepto de viáticos para laborar tres días en la Ciudad de Monterrey, por lo que el CFDI de nómina quedará elaborado el 15 de abril, día de su quincena.

El importe del viático entregado es solamente informativo, aun no es ni exento ni gravado.

2.- El CFDI se puede elaborar al momento de la comprobación del viático, sin esperar a incluirlo en el CFDI de la siguiente quincena. Suponiendo que el trabajador erogó al 100% el importe de los viáticos y estos fueron comprobados con los CFDI correspondientes.

Como recomendación adicional es necesario contar con una política de gastos que permita identificar un porcentaje comprobable de viáticos y gastos de viaje, así como un formato o bitácora que identifique y justifique el motivo de los viajes, esta última nos sirve para comprobar que efectivamente los gastos que no están comprobados con un CFDI, sí fueron realmente erogados y por tanto no deben acumularse al trabajador, así también es recomendable contar con los contratos de comodato, mandato y de prestación de servicios necesarios para soportar estas operaciones y de ser posible que estén notariados para que la fecha que se incluya en ellos se presuma cierta, recordemos que los contratos también forman parte de la contabilidad. Asimismo realizar los ajustes necesarios en sistemas de nómina en línea, que permitan tener mayor control en este tipo de operaciones.

No olvidemos además revisar la sustancia económica de la operación, puesto que algunos proveedores de bienes incluyen este tipo de operaciones dentro de los contratos que están celebrando, por lo que en lugar de ser gastos, son parte del costo y en ese caso no debemos registrarlos como gastos de viaje o viáticos, ni debemos observar los topes mencionados.

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