Cómo documentar adecuadamente los viáticos otorgados a los colaboradores

Por: L.C. César Aguilar Aguilar.

Para efectos del Impuesto sobre la Renta (ISR), los viáticos o gastos de viaje que se erogan en el país o en el extranjero son deducibles. Conoce cuáles y cómo aplican.

Te compartimos el listado, cuando se destinan a:

• Hospedaje
• Alimentación
• Transporte
• uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje, de la persona beneficiaria del viático o cuando se apliquen dentro de una faja de 50 km que circunde al establecimiento del contribuyente

Lo anterior, siempre que las personas a favor de las cuales se realiza dicha erogación tengan una relación de trabajo subordinada con el contribuyente o presten servicios profesionales. Para tales efectos, dichos gastos deberán ampararse con un comprobante fiscal cuando estos se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando se efectúen en el extranjero.
Es el artículo 28, fracción V de la Ley del ISR, el que establece los límites y condiciones para que los viáticos o gastos de viaje sean deducibles:

1. Gastos de viaje destinados a la alimentación

• • Estos sólo serán deducibles hasta por un monto que no exceda de $750.00 diarios por cada beneficiario, cuando los mismos se eroguen en territorio nacional, o $1,500.00 cuando se eroguen en el extranjero, y el contribuyente acompañe el comprobante fiscal o la documentación comprobatoria que ampare el hospedaje o transporte.
  • Cuando a la documentación que ampare el gasto de alimentación el contribuyente únicamente acompañe el comprobante fiscal relativo al transporte, la deducción sólo procederá cuando se efectúe el pago mediante tarjeta de crédito de quien realiza el viaje.

2. Gastos de viaje destinados al uso o goce temporal de automóviles

• • Tales gastos serán deducibles hasta por un monto que no exceda de $850.00 diarios, cuando se eroguen en territorio nacional o en el extranjero, y el contribuyente acompañe el comprobante fiscal o la documentación comprobatoria que ampare el hospedaje o transporte.

3. Gastos de viaje destinados al hospedaje

• • Sólo serán deducibles hasta por un monto que no exceda de $3,850.00 diarios, cuando se eroguen en el extranjero, y el contribuyente acompañe a la documentación comprobatoria que los ampare la relativa al transporte.

4. Gastos de viaje con motivo de seminarios o convenciones

• • Cuando el total o una parte de los viáticos formen parte de la cuota de recuperación que se establezca para tal efecto y en el comprobante fiscal o la documentación comprobatoria que los ampare no se desglose el importe correspondiente a tales erogaciones, solo será deducible de dicha cuota una cantidad que no exceda el límite de gastos de viaje por día, destinado a la alimentación a que se refiere esta fracción. La diferencia resultante conforme a este párrafo no será deducible.

Es importante precisar que, en términos del artículo 57 del Reglamento de la Ley del ISR, el pago de viáticos o gastos de viaje serán deducibles cuando la persona se desplace fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente.

Para lo cual, quien presta el servicio deberá proporcionar al contribuyente una relación de los gastos anexando los comprobantes fiscales respectivos, excepto los comprobantes expedidos en el extranjero, mismos que deberán cumplir los requisitos que establezca el SAT mediante reglas de carácter general.

Cabe decir que cuando los viáticos y gastos beneficien a personas que presten al contribuyente servicios profesionales, los comprobantes fiscales deberán ser expedidos a nombre del propio contribuyente. Mientras que, si benefician a personas que le prestan servicios personales subordinados, los comprobantes fiscales podrán ser expedidos a nombre de dichas personas, en cuyo caso y para efectos de gastos por cuenta de terceros, se tendrá por cumplido el requisito de respaldar dichos gastos con el comprobante fiscal a nombre de aquel por cuenta de quien se efectuó el gasto.

Por último, es importante señalar que la Regla 2.7.5.3. de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2022 precisa que los contribuyentes que hagan pagos por concepto de sueldos y salarios podrán dar por cumplidas las obligaciones de expedir la constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario, mediante la expedición y entrega en tiempo y forma a sus colaboradores del CFDI de nómina; siempre que en él hayan reflejado la información de viáticos correspondientes a las disposiciones fiscales aplicables.

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