Expediente físico, digital y electrónico de las operaciones de Comercio Exterior
Por: Fernando Castro Hernández
Conoce los diversos tipos de documentos que se utilizan en las operaciones de Comercia Exterior, ¿cuál es la diferencia entre uno y otro?, ¿cómo aplican al momento de realizar operaciones?
Las distintas reformas a la Ley Aduanera y su reglamento; al Código Fiscal de la Federación; a otras disposiciones como las Reglas Generales de Comercio Exterior; y a la Resolución Miscelánea Fiscal deben ser monitoreadas por las empresas involucradas en operaciones comerciales de importación, exportación y tránsito.
Recientemente se publicaron reformas importantes a la Ley Aduanera. Nos enfocaremos, en primera instancia, en los Artículos 59 y 162, donde se confirma la incorporación de los documentos electrónicos y digitales como parte integral del expediente electrónico del comercio exterior.
¿Cuál es la diferencia entre documento electrónico y documento digital?
La Ley Aduanera, en su Artículo 2, los define como:
XIII. Documento electrónico, todo mensaje que contiene información escrita en datos generada, transmitida, comunicada, presentada, recibida, archivada o almacenada por medios electrónicos o cualquier otro medio tecnológico.
XIV. Documento digital, todo mensaje que contiene información por reproducción electrónica de documentos escritos o impresos, transmitida, comunicada presentada, recibida, archivada o almacenada, por medios electrónicos o cualquier otro medio tecnológico.
En palabras simples, un documento electrónico es el que se concibe así per se, como podría ser una factura (comprobante fiscal digital —CFDI—) que consta de dos archivos, uno tipo .pdf y otro .xml. Por su parte, el documento digital es aquella información que existe físicamente y que se digitaliza para ser enviada o compartida en un ambiente electrónico, como podrían ser todos los documentos anexos al pedimento (e-documents).
¿Qué documentos integran el expediente electrónico?
A través de la Hoja Informativa 10 de la Ventanilla Única (VUCEM) del 7 de marzo de 2019, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) comunicó el criterio para determinar los documentos electrónicos y digitales que deben formar parte del expediente electrónico:
- Los documentos declarados en los pedimentos.
- Los avisos consolidados o documentos aduaneros que se traten.
Algunos de los documentos necesarios para conformar el expediente de importación podrían ser:
- El pedimento.
- Los documentos relacionados con el valor y la comercialización de las mercancías, con énfasis en lo estipulado por el Artículo 81 del reglamento de la Ley Aduanera.
- Los documentos de embarque involucrados con la operación (guías, B/L, manifiestos, talones, lista de empaque, etcétera).
- Los documentos que acrediten el cumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias aplicables.
- El certificado de origen o aquel documento que acredite el origen o procedencia de las mercancías.
- Si aplica, el documento digital donde conste la garantía efectuada en la cuenta aduanera de garantía, en conformidad con el Artículo 84-A de la Ley Aduanera.
- Cuando se requiera explícitamente, el dictamen emitido por las personas morales autorizadas para prestar servicios que avalen el peso, volumen u otras características inherentes a las mercancías o, en su caso, el certificado vigente que avale que los mecanismos de medición con los que cuente el importador están debidamente calibrados.
- Lista con los números de serie, partes, marcas, modelos o las especificaciones de las mercancías susceptibles de ser identificadas individualmente.
Para el caso de las exportaciones:
- El pedimento.
- Los documentos relacionados con el valor y la comercialización de las mercancías, incluyendo el CFDI, sus complementos o equivalentes.
- Los documentos que acrediten el cumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias.
¿Qué diferencia hay entre archivo físico y electrónico?
El párrafo cuarto del Artículo 6 de la Ley Aduanera señala que todos aquellos documentos que se transmitan al sistema electrónico aduanero tendrán pleno valor legal y probatorio, y se deberán conservar por los contribuyentes en los lugares y según los plazos establecidos por el Código Fiscal de la Federación.
Lo anterior no quiere decir que desde ahora se debe llevar un archivo 100% electrónico. El citado Artículo 6, en su último párrafo, también señala la obligación de los contribuyentes, de sus responsables solidarios y de los terceros involucrados, de conservar la documentación relacionada con las operaciones de comercio exterior en la forma en la que se hayan emitido u obtenido.
De manera práctica, podemos señalar que los documentos que se emitieron en formato físico —y posteriormente fueron digitalizados para su transmisión al sistema electrónico aduanero— deberán conservarse por si la autoridad fiscal o aduanera pretende revisarlos en actos de fiscalización o revisión.
¿Por qué es importante contar con un archivo físico y electrónico?
Hoy día, las auditorías que practica el SAT tienen una tendencia muy marcada a migrar al ambiente electrónico, pues es más sencillo para los auditores revisar la información fiscal y aduanera contenida en soportes tecnológicos. Principalmente, se han enfocado en la comprobación de información de valor en búsqueda de posibles actos de subvaluación, cumplimiento oportuno de las regulaciones y restricciones aplicables, así como de la correcta tributación.
¿Cuáles son las consecuencias de no contar con los archivos?
La omisión de alguna de las citadas obligaciones podría traer serias consecuencias y propiciar infracciones que establece la Ley Aduanera en sus Artículos 184 y 184-A, derivadas de omitir, transmitir o presentar la información requerida, o presentar información sobre el valor con información falsa o errónea. Las multas aplicables cambian año con año, pero tienen en común que son onerosas y podrían poner en riesgo la liquidez de la empresa.
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