Lugar donde debe conservarse la contabilidad de la empresa
L.C. Alejandro Bolaños Pérez
El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que las personas que, de acuerdo con las disposiciones fiscales, estén obligadas a llevar contabilidad, deberán observar lo siguiente:
La fracción I, refiere a los documentos y demás elementos que integran la contabilidad; la fracción II, establece que los registros y asientos contables deben cumplir los requisitos del Reglamento del CFF y de los señalados en las reglas de carácter general (RMF); por su parte la fracción III, señala que los registros y asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezca el reglamento y la RMF, y en su última oración establece:
La documentación comprobatoria de dichos registros y asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
Finalmente, la fracción IV, del artículo 28, menciona que los contribuyentes ingresarán (enviarán) de forma mensual su información contable a través de la página del SAT.
Es con base en el artículo 28, fracción III del CFF que los contribuyentes están obligados a conservar y mantener a disposición de las autoridades fiscales su contabilidad en su domicilio fiscal.
Por su parte, el artículo 10 del CFF señala que se considera domicilio fiscal:
Para las personas físicas
a. Cuando realiza actividades empresariales, el local donde se encuentra el principal asiento de sus negocios,
b. Cuando no realice actividades empresariales, el local que utilice para el desempeño de sus actividades,
c. Cuando no cuente con local, su casa habitación.
En caso de que los contribuyentes no hayan manifestado domicilio o no hayan sido localizados, se considerará como domicilio el que se haya manifestado a las entidades financieras o sociedades cooperativas de ahorro y préstamo, cuando sean usuarios de estos servicios.
Para las personas morales
a. Cuando sea residente en el país, el local donde se encuentre la administración principal de su negocio,
b. Si se trata de establecimiento de persona moral residente en el extranjero, dicho establecimiento, si tuviera varios establecimientos, aquel en donde se encuentre la administración principal en el país, o el que designen.
Cabe señalar que el último párrafo del artículo 10 establece que:
Cuando los contribuyentes no hayan designado un domicilio fiscal estando obligados a ello, o hubieran designado como domicilio fiscal un lugar distinto al que les corresponda de acuerdo con lo dispuesto en este mismo precepto o cuando hayan manifestado un domicilio ficticio, las autoridades fiscales podrán practicar diligencias en cualquier lugar en el que realicen sus actividades o en el lugar que conforme a este artículo se considere su domicilio, indistintamente.
Por otra parte, la RMF en sus reglas 2.1.4. y 2.1.5. establecen:
2.1.4. Para los efectos del artículo 10 del CFF, las personas físicas podrán considerar como domicilio fiscal su casa habitación, cuando:
I. Realicen actividades agrícolas, ganaderas, pesqueras o silvícolas, en sustitución del señalado en el artículo 10, primer párrafo, fracción I, inciso a) del CFF.
II. No realicen actividades empresariales o profesionales, en sustitución del señalado en el artículo 10, primer párrafo, fracción I, inciso b) del CFF.
2.1.5. Para los efectos del artículo 10, primer párrafo, fracción I del CFF, las personas físicas residentes en el extranjero sin establecimiento permanente en territorio nacional que perciban ingresos por enajenación o arrendamiento de inmuebles ubicados en territorio nacional, podrán considerar como domicilio fiscal, el domicilio de la persona residente en territorio nacional que actúe a nombre o por cuenta de ellos.
Como se puede observar, es importante definir – de acuerdo con las disposiciones fiscales – y manifestar el domicilio fiscal y por ende conservar en dicho domicilio la contabilidad en virtud que será el lugar donde las autoridades fiscales podrán y deberán realizar sus diligencias.
Lo anterior toma mayor relevancia en virtud de que el artículo 17-H Bis del CFF establece que los certificados de sellos digitales (CSD) para la expedición de CFDI podrán ser restringidos en su uso – es decir que no se podrá emitir CFDI –, entre otros supuestos, cuando el SAT en ejercicio de sus facultades de revisión detecte que el contribuyente no puede ser localizado en su domicilio fiscal, desocupe el mismo sin presentar aviso o se ignore éste.
Es también importante que los contribuyentes verifiquen lo señalado en los artículos 28 del CFF, así como el contenido de los artículos 33 y 34 del Reglamento del CFF y demás correlativos a los elementos que integran la contabilidad y el plazo en el cual debe conservarse, en virtud de que, si bien se debe cumplir con el requisito de mantener la contabilidad en el domicilio fiscal, es también importante contar con la misma para el caso de que la autoridad ejerza sus facultades de comprobación.
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